在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决。
电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。然而，传统企业财务档案管理却存在诸多痛点。例如，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题；COMMUNE 幻师则存在成本高、效率低、合规难等困扰。
在此背景下，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了会计文件自动归档等一系列强大功能，助力企业解决财务档案管理难题。
多维赋能：合思档案综合解决方案
合思档案从多个维度入手，为企业提供了综合性的财务档案管理解决方案，实现会计文件自动归档。
– 智能采集：多元数据高效汇聚
合思档案具备强大的智能采集功能。它通过外部生态，如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统，如 EAI 插件、API 接口等，实现档案数据的全面采集。同时，它还能进行大文件自动切割、数电票自动化解析，确保各类档案数据准确、快速地被收集，为会计文件自动归档奠定基础。
– 预归档服务：数据有序分类处理
合思档案提供的预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。它可根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在这个过程中，会计文件能够按照既定规则自动进入相应的归档流程，大大提高了归档的准确性和效率。
– 基础管理：全流程精细管控
合思档案的基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节。它实现了精准权限管控，不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案；档案目录可灵活扩展，满足企业不断变化的档案管理需求；还具备水印管理功能，确保档案信息的安全性。同时，档号符合国标要求，为会计文件自动归档和后续管理提供了标准化的保障。
– 档案服务：满足企业多元需求
合思档案提供的档案服务可辅助审计、进行项目管理、统计分析等，满足企业多方面的需求。在企业的各项业务活动中，能够及时、准确地提供相关档案信息，进一步体现了会计文件自动归档的价值。
核心优势：降本增效合规运营
合思档案具有多方面的核心功能与优势，能够帮助企业实现降本增效和合规运营，会计文件自动归档是其中的关键亮点。
– 自动化归档：告别繁琐重复工作
合思档案实现了自动化归档，让企业告别了重复性的档案整理工作。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，可有效提高企业财务工作效率。会计文件在生成后能够自动进入归档流程，减少了人工干预，降低了出错率，真正做到了高效、准确的会计文件自动归档。
– 多维检索与预览：便捷管理与利用
合思档案支持多维检索和一站式预览，可实现在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。企业可以通过多种方式快速查找所需档案，大大提高了档案管理和利用的便捷性。在这个过程中，会计文件自动归档后能够被方便地检索和使用，为企业的决策提供有力支持。
– 全流程合规：确保财务档案合法合规
合思档案能实现全流程合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，通过开放式接口互联和自主采集，确保数据来源合法合规；档案制档时，实现智能关联和自动组装；档案管理方面，进行精准权限管控。这一系列措施确保企业财务档案管理符合法规要求，会计文件自动归档的过程也严格遵循相关规定。
– 成本节约：为企业带来显著效益
以年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，合思档案可帮助企业年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。会计文件自动归档减少了大量的人工操作和资源消耗，为企业节约了可观的成本。
行业典范：成功案例彰显实力
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，为不同类型的企业解决了实际问题，会计文件自动归档在这些案例中发挥了重要作用。
– 好想你：大幅降低人工与管理耗时
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。会计文件自动归档让该企业的财务档案管理效率大幅提升，减少了人力投入和管理成本。
– COMMUNE 幻师：高效节约成本提升效率
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。会计文件自动归档使得档案管理更加高效，减少了对纸张和存储空间的依赖，同时提高了报销等业务的处理效率。
– 云南菜品牌连锁：全面无纸化降本增效
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超 30 万元，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。会计文件自动归档是实现全面无纸化管理的关键，帮助企业在降低成本的同时提高了业务融合度和财务效率。
– 金牌橱柜：显著缩短档案处理时间
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。会计文件自动归档使得档案的匹配和查询更加快速准确，为企业节省了时间和成本，同时确保了档案的合规性。
在当前数字化转型的浪潮中，企业面临着电子凭证改革带来的机遇和挑战。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，体验会计文件自动归档等强大功能带来的便捷与高效。联系电话 400 – 105 – 6505，网址 www.hosecloud.com ，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。
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