在当今的商业领域中，高效的财务档案管理对于企业的稳定发展至关重要。海亮教育科技服务集团作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务档案管理方面逐渐暴露出一些问题。
企业业务、财务系统众多且相互独立，这导致数据无法实现互通，想要提取结构化数据更是困难重重。电子发票的打印、查重以及验伪工作，不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物档案资料的存储占据了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。这些问题就像隐藏在企业发展道路上的绊脚石，严重影响了企业的工作效率和经济效益。
面对海亮教育科技服务集团在财务档案管理方面的诸多痛点，合思迅速行动，凭借其专业的技术和丰富的经验，为海亮教育科技服务集团量身定制了一套全面的发票资料存储解决方案。
多维档案数据收集，精准解决管理难题
合思的发票资料存储解决方案，在档案数据来源方面有着全面而细致的考虑。一方面，针对电子档案，采用先进的 OCR 技术，能够自动识别和整理各类文档信息。无论是合同、报告，还是其他电子文档，都能被精准识别和分类，大大提高了数据处理的效率。另一方面，对于实物档案，将实体文件进行扫描或拍照，转换为数字形式的副本。这样一来，既保留了实物档案的原始信息，又方便了后续的存储和管理。
在会计类档案管理范围上，涵盖了内部和外部两个方面。内部的各种报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录，都被纳入到管理体系之中。通过这种全面的管理方式，确保了企业财务档案的完整性和准确性。
合思还实现了自动归档功能。根据预设的规则，对收集到的数据进行分类和处理。这就好比给每一份档案都贴上了精准的标签，使得信息能够有序排列，并且具有可追溯性。员工在需要查找某份档案时，能够快速定位，大大节省了时间和精力。此外，合思提供了自助 OA 平台，员工可以在在线平台上方便地提交申请，并进行审批流程。这不仅提高了工作效率，还使得整个流程更加透明和规范。
分步实施精细部署，无缝集成提升效能
为了确保解决方案能够在海亮教育科技服务集团顺利实施，合思制定了详细的实施步骤和相关措施。
首先，对原有的纸质档案进行数字化处理。这是一项庞大而细致的工作，但却是实现高效档案管理的基础。通过将纸质档案转换为电子形式，不仅便于保存，还能大大提高档案的使用效率。员工可以随时随地通过电子设备查阅档案，无需再在大量的纸质文件中苦苦寻找。
其次，集成金蝶 EAS 财务管理功能。金蝶 EAS 作为一款强大的财务管理系统，与合思的解决方案进行集成后，能够更好地支持企业的日常运营和管理活动。企业可以在一个平台上完成财务核算、报表生成等多项工作，实现了财务数据的集中管理和共享。
为了进一步提高系统的集成度，合思通过自动封装接口数量增加了 40 多个。这一举措降低了开发成本，使得系统之间的连接更加顺畅。同时，广泛连接业务、财务异构系统，确保档案应收尽收。无论是来自哪个系统的数据，都能被准确地收集和管理，避免了数据的丢失和遗漏。
显著成果效益凸显，助力企业降本增效
合思的发票资料存储解决方案在海亮教育科技服务集团实施后，取得了显著的成果和效益。
在档案整理匹配效率方面，提升了 90%。以往需要花费大量时间和人力进行的档案整理和匹配工作，现在能够快速准确地完成。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。
存储空间方面，减少了 72%。大量的实物档案被数字化后，不再需要占用大量的物理空间。企业可以将节省下来的空间用于其他更有意义的用途，如办公区域的扩展或设备的升级。
每年纸张打印成本节约了 3 万元。电子发票的有效管理，减少了纸张的使用，不仅为企业节省了成本，还符合环保理念。
财务人力方面，减少了 3 人。自动化作业的实现，使得财务人员不再需要手动处理大量事务性工作。财务数据自动化率达到 99.96%，大大提高了工作效率，同时也降低了人为错误的发生概率。
海亮教育科技服务集团对合思的发票资料存储解决方案给予了高度评价。通过自动化作业，企业实现了降本增效的目标。档案多维度穿透查询功能，使得员工可以方便快捷地查找所需档案，以电子借阅为主的方式简便高效。自动组装便捷借阅功能，以电子会计档案为核心形成了多向网状管理结构，进一步提升了档案管理的效率和质量。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思的发票资料存储解决方案。现在您可以免费试用，亲身体验合思解决方案为您的企业带来的高效与便捷，让有限的资源发挥出更有效的价值。
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