在数字化浪潮的席卷下，电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，全流程无纸化的时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，顺势推出了合思档案，为企业的财务数智化转型注入了新的活力，尤其在出差报销数字化领域展现出卓越的优势。
电子凭证改革提速，出差报销数字化成大势所趋
2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐。这一系列举措如同强劲的东风，推动着我国电子凭证改革加速前行。出差报销数字化作为电子凭证全流程无纸化的重要一环，已然成为财务数智化的必由之路。
实现出差报销数字化，能够极大地优化企业的管理流程。员工无需再为整理繁琐的纸质发票而烦恼，企业财务人员也能从大量的人工审核中解脱出来。同时，这一变革还有利于降低成本，减少纸张的使用，实现企业数字化与绿色化的协同转型。在当前经济环境下，出差报销数字化更是企业提升竞争力的关键一步。
出差报销痛点剖析，传统模式举步维艰
在出差报销数字化尚未普及的情况下，众多企业在财务档案管理方面面临着诸多困境。
首先是归档难题。员工出差归来，面对一堆杂乱的发票、单据，需要花费大量时间去确认其一致性。稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况，给后续的报销和财务核算带来极大的麻烦。
查找慢也是一个突出问题。传统的财务档案管理受限于时空，当需要调阅某笔出差报销的相关档案时，往往无法实时获取。财务人员可能需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，效率极其低下。
成本高同样不容忽视。纸质档案的存储需要占用大量的空间，同时还需要专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的人力和物力成本。
此外，合规性问题也日益凸显。传统的档案管理方式难以保证电子原文件的长期保存和数据安全，一旦出现数据丢失或泄露，企业将面临巨大的风险。
合思档案闪亮登场，全面助力出差报销数字化
为了解决企业在出差报销数字化过程中遇到的种种问题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供了全方位的财务数智化服务。通过与各类外部生态系统的对接，如OCR识别等，实现了出差报销相关电子凭证的智能采集。员工只需将发票拍照上传，系统就能自动识别并提取关键信息，大大提高了报销的效率。
同时，合思档案还提供预归档服务，集成了各类服务，确保电子凭证在进入正式归档前得到妥善处理。在基础管理方面，档案存储安全可靠，采用先进的技术手段保证数据的完整性和保密性。档案服务更是涵盖了辅助审计等多个方面，为企业的财务管理提供了有力的支持。
核心模块大放异彩，出差报销管理得心应手
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
智能采集是合思档案的一大亮点。它不仅能够通过外部生态系统进行OCR识别，还能与企业内部系统如EAI插件等进行无缝对接，实现出差报销相关数据的自动采集。无论是员工在出差途中通过手机上传的发票，还是企业内部系统生成的各类报销单据，都能被准确无误地采集到合思档案中。
预归档服务则为企业提供了更加高效的档案管理方式。集成服务能够对采集到的电子凭证进行初步的整理和审核，确保其符合归档要求。这一过程大大减少了财务人员的工作量，提高了工作效率。
基础管理模块负责档案的存储和维护。合思档案采用先进的存储技术，确保电子会计档案的长期保存和安全访问。同时，系统还提供了完善的权限管理功能，只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案。
档案服务模块则为企业的财务管理提供了全方位的支持。辅助审计功能能够帮助企业快速准确地查找和分析相关档案，确保企业的财务合规性。此外，该模块还提供了多维检索和一站式预览功能，方便企业管理人员随时了解出差报销的详细情况。
竞争优势凸显，出差报销数字化首选方案
合思档案在出差报销数字化领域具有显著的竞争优势。
开放式接口互联是合思档案的一大特色。它能够与企业现有的各类系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交互。这使得企业在实施出差报销数字化时，无需对现有的系统进行大规模的改造，降低了实施成本和风险。
智能关联自动组装功能则大大提高了档案管理的效率。系统能够自动识别出差报销相关的电子凭证，并将其进行智能关联和组装，形成完整的档案。这一过程无需人工干预，不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
精准权限管控确保了企业数据的安全。合思档案能够根据用户的角色和职责，为其分配不同的权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案。这有效地防止了数据泄露和滥用的风险。
多维检索一站式预览功能则为企业管理人员提供了更加便捷的档案查询方式。通过多维检索，用户可以快速准确地找到所需的档案，并通过一站式预览功能查看档案的详细信息。这大大提高了工作效率，节省了时间和精力。
成功案例见证，出差报销数字化成效显著
众多企业在使用合思档案后，在出差报销数字化方面取得了显著的收益。
好想你在引入合思档案后，员工出差报销的流程得到了极大的优化。通过智能采集和预归档服务，员工只需在手机上轻轻一点，就能完成报销申请，大大减少了人工耗时。同时，财务人员的审核效率也得到了大幅提升，企业的财务管理更加高效。
COMMUNE幻师在实施出差报销数字化后，节约了大量的成本。传统的纸质档案管理方式需要占用大量的空间和人力，而合思档案的数字化管理方式则大大减少了这些成本。此外，通过合思档案的智能关联和自动组装功能，企业的业财融合效率得到了显著提升。
云海肴通过合思档案实现了出差报销的全流程自动化。从员工提交报销申请到财务审核、归档，整个过程都在系统中自动完成，大大提高了工作效率和准确性。同时，合思档案的多维检索和一站式预览功能也为企业的财务管理提供了有力的支持。
金牌橱柜在使用合思档案后，企业的财务合规性得到了有效保障。通过精准权限管控和档案服务模块的辅助审计功能，企业能够及时发现和纠正财务问题，确保企业的财务合规经营。
强大服务体系，保障出差报销数字化顺利实施
合思作为专精特新企业，拥有强大的服务体系。成立以来，合思累计融资超15亿元人民币，为企业的发展提供了坚实的资金保障。
分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，汇聚了一批顶尖的技术人才，不断推动合思档案的技术创新和功能优化。在全国22个城市设立的直营服务网络，以及通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市的服务体系，能够为客户提供及时、高效的服务。
无论是系统的实施、培训，还是后续的维护和升级，合思都能够为企业提供全方位的支持。这使得企业在实施出差报销数字化时，能够更加放心、安心。
出差报销数字化已然成为企业财务数智化转型的必然趋势。合思档案凭借其先进的技术和丰富的实践经验，为企业提供了高效、合规、低成本的财务档案管理解决方案。众多企业的成功案例证明，合思档案能够帮助企业实现降本增效和财务数智化转型。
