在数字时代的浪潮中，电子凭证于财务管理和会计领域的重要性与日俱增。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作；2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一系列举措标志着会计管理模式正经历着全面变革。
然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，企业面临着诸多挑战。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同凭证之间的协同存在困难，而且还容易丢失，这些问题形成了一道道数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。
调研表明，现阶段企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知普遍不足，部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。在纸电凭证混合的时期，企业不仅存在合规风险，传统的报销流程和财务运作模式也明显滞后，难以适应数字化发展的需求。同时，电子凭证数字化转型具有多样性和复杂性，缺少统一的综合服务平台，涉及多个政府部门协同困难等问题，都让企业在转型过程中举步维艰。而财务文件归档作为企业财务管理的重要环节，也深受这些问题的影响，传统的财务文件归档方式效率低下、容易出错，已经无法满足企业数字化转型的需求。
面对这些行业痛点，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，推出了一系列行之有效的整体解决方案，为企业的财务文件归档数字化转型提供了有力支持。
合思全景方案驱动财务转型
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。其财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。这一平台推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为财务文件归档的数字化提供了坚实的基础。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案涵盖了多个关键环节。从总额管控开始，确保企业的费用支出在合理范围内。商旅线上订购功能让员工可以方便地进行机票、酒店等预订服务，同时系统自动生成电子票据和报销单据，为后续的财务文件归档提供准确的数据来源。发票采集环节可自动识别并录入各类发票信息，大大减少了人工输入错误，提高了财务文件归档的准确性。审核对账功能对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查，为财务文件归档的真实性提供保障。统一开票功能集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动，提高了工作效率。自动提报功能可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，审批通过后，资金结算环节迅速完成，同时进行档案归档和自动记账，实现了财务文件归档的自动化和智能化。最后，商旅分析功能为企业提供数据支持，帮助企业优化费用管理，进一步完善财务文件归档的管理体系。
合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节。这有利于推动企业内外数据共享，实现电子凭证全链路智能流转，使得财务文件归档更加高效、便捷。
合思产品功能优势凸显
合思产品具有众多核心功能和显著优势，为企业的财务文件归档提供了全方位的支持。
差旅申请功能是合思产品的一大亮点。员工可以在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。这不仅提高了工作效率，还确保了票据和单据的准确性，为财务文件归档提供了清晰、规范的原始资料。同时，支持商旅线上订购，员工可以直接在系统中进行机票、酒店等预订服务，系统会自动记录相关信息，方便后续的财务处理和文件归档。
发票采集功能可自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。在财务文件归档过程中，发票是重要的凭证之一，准确的发票信息录入可以避免因错误导致的财务风险和归档问题。审核对账功能对接银行账户，实时同步资金流水，确保支出有据可查。这使得财务人员在进行财务文件归档时，可以清晰地了解每一笔资金的流向，保证了财务数据的真实性和完整性。
合思支持统一开票，集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动。这一功能提高了开票效率，同时也便于对发票进行管理和归档。自动提报功能可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，减少了人工操作的繁琐，加快了报销流程，也有利于财务文件的及时归档。
具备 AI 辅助决策功能，利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。在财务文件归档方面，AI 可以对归档数据进行分析，帮助企业发现潜在的问题和优化空间，为企业的财务管理提供更科学的决策依据。移动端应用让用户可以通过手机 APP 随时随地进行业务操作和管理。无论是员工提交差旅申请、报销事项，还是财务人员进行财务文件归档，都可以通过移动端轻松完成，提高了工作的灵活性和便捷性。
合思方案应用成效显著
合思产品在不同企业的应用场景中取得了显著成效，为企业的财务文件归档带来了实质性的改变。
某国民经典零食品牌，业务覆盖全国，销售版图广泛，供应链复杂。该企业原有的差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难，财务文件归档工作效率低下。应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。合思的方案实现了业财有机连接和会计档案全流程数字化闭环管理，使得财务文件归档更加高效、准确，为企业的财务管理提供了有力支持。
某企业主营业务建设覆盖面广，日均处理订单多，内部多系统并行数据不互通，过度依赖自研系统存在缺陷。在财务文件归档方面，数据的不互通导致归档工作繁琐、容易出错。与合思合作后，“无需报销”模式提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，节约人工成本 50%。合思的系统实现了数据的共享和协同工作，使得财务文件归档更加顺畅，助力管理层科学决策、高效管控成本。
某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多系统，财务处理单据量大，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整，财务文件归档面临着诸多挑战。引入合思产品后，实现了增效、降本、合规、先进等多方面成效，推进了企业“消费 – 报销 – 入账 – 归档”全面数字化转型。合思的解决方案整合了分散的数据，提高了财务文件归档的准确性和完整性，降低了企业的运营成本。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，实物存档占用空间大，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散，财务文件归档工作困难重重。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，成为地方财政局标杆试点企业代表。合思的方案实现了财务文件的电子化归档，提高了归档效率，降低了管理成本。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思产品为企业提供了一个全面、高效、智能的解决方案，帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的各种问题，实现财务文件归档的数字化、自动化和智能化。
合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。合思具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。同时，合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。此外，合思还有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，随时为企业解决问题。
如果你还在为企业的财务文件归档问题而烦恼，不妨抓住这次机会，选择合思产品，开启免费试用，让合思助力你的企业开启财务数字化转型之旅，实现财务文件归档的高效管理和创新发展。
