在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心，使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。如此庞大的组织架构和多元化的业务，使得动力源在成本归档管理等方面面临着诸多挑战。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型前的困境，以及合思为其提供的解决方案和带来的显著成果。
动力源困境：成本归档管理之痛
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的成本归档管理效果差距较大。
多系统操作体验差成为了员工和财务人员的心头之患。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量的时间和精力，还降低了工作效率。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这使得假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的成本归档管理分析工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，成本归档管理的准确性和及时性大打折扣。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给成本归档管理带来了巨大的挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了成本归档管理的难度。
合思良方：成本归档管理解决方案
针对动力源在成本归档管理方面的诸多痛点，合思提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为成本归档管理提供了准确的数据支持。
合思的无需报销模式更是一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了成本归档管理的流程。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为成本归档管理提供了有力的技术保障。
实施路径：成本归档管理变革之旅
合思解决方案的实施过程有条不紊，逐步推进成本归档管理的变革。
首先进行系统集成，完成动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步骤承接了动力源已有的数字化成果，打破了系统壁垒，为后续的成本归档管理优化奠定了基础。
接着，逐步推行无需报销模式。让员工亲身体验因公消费免垫资、免开票等便利，同时规范消费管控和财务结算流程。这不仅提升了员工的满意度，还提高了成本归档管理的准确性和效率。
最后，利用系统连接能力，实现待审批信息和业务数据的跨系统同步。这使得业务处理和数据统计效率大幅提高，成本归档管理更加高效、准确。
显著成效：成本归档管理焕新颜
动力源在采用合思解决方案后，在成本归档管理方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这不仅节省了员工的时间和精力，也提高了工作效率，使得成本归档管理更加顺畅。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础性工作中解放出来，可以将更多的精力投入到成本归档管理分析和决策支持等更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作，成本归档管理的准确性和规范性得到了显著提升。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果你也想让企业告别数据孤岛，实现降本增效、合规经营和低碳运营，在成本归档管理方面取得显著提升，不妨选择合思。现在，你可以免费试用合思的解决方案，开启企业成本归档管理的革新之路。
