在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设迫在眉睫。在纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境；财务人员则被档案整理耗时、工作枯燥所困扰；业务人员更是深陷报销流程繁琐的泥沼。
同时，企业财务档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大，浪费了企业大量资源；高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险使财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。
面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”，助力企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，开启档案生命周期管理的新篇章。
合思档案：财务数智化的全能助手
合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司，这家创立于 2014 年的科技公司，专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务，已累计融资超 15 亿元人民币。合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合。
合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题，在档案生命周期管理方面成效显著。它能实现 70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升以及 100%的管理合规性。此外，合思档案支持多种系统连接，如费控系统、税务系统、OA 系统、资金系统等，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，确保档案生命周期管理的各个环节都能得到有效支持。
核心功能：为档案生命周期管理赋能
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智能采集：多元数据一网打尽
合思档案的智能采集功能，为档案生命周期管理的起始阶段提供了强大支持。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部则通过 EAI 插件、API 接口等方式采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，还支持手动采集和自主补录。例如，单张 PDF 大文件可自动切割，自定义配置 Excel 导入模板可实现结构化数据批量导入，确保各种来源的数据都能准确、高效地被采集，为后续的档案管理工作奠定坚实基础。 -
智能制档：高效精准关联匹配
在档案生命周期管理的制档环节，合思档案的智能制档功能表现出色。规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能，让制档过程更加透明、高效。字段映射功能则让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析，提高档案管理的准确性和效率。 -
专用格式版式文件：创新存储降低成本
合思档案的专用格式版式文件功能，为档案生命周期管理的存储阶段带来了创新解决方案。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强，满足企业不同的存储和管理需求。 -
双模式检测：保障档案真实完整
在档案生命周期管理的各个环节，数据的真实性、完整性、安全性和可用性至关重要。合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，为档案生命周期管理提供全方位的质量保障。
优势对比：传统与现代的鲜明反差
与传统档案管理方式相比，合思档案在档案生命周期管理方面具有显著优势。
传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。而合思档案能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，收紧企业“钱袋子”，在档案生命周期管理的各个环节都能有效节约成本。
传统档案管理在数据存储和利用上存在困难，档案数据未得到有效整理利用。合思档案则是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，在档案生命周期管理中充分挖掘数据的潜力。
传统档案管理在查询调阅方面效率低下，而合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，还能实现一站式预览，穿透联查，告别数据割裂问题，大大提高了档案生命周期管理中查询调阅的效率。
传统档案管理在合规性方面存在风险，电子会计凭证文件无有效管理手段。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，具备有效的查验机制、防篡改等控制，保障档案生命周期管理的合规性。
应用案例：见证档案生命周期管理成效
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某企业：业财一体降本增效
某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。在档案生命周期管理方面成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载 30s，关联匹配 15min 等。 -
某集团型企业：标准化落地合规低碳
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，在档案生命周期管理中实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。 -
某企业：数据集成节省成本
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。 -
某教育集团：智能化管理提高效率
某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了档案生命周期管理的各个环节。
未来展望：引领档案生命周期管理新趋势
合思档案通过便捷调阅不打印、混序归集免组装等特点，为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在档案生命周期管理方面，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。
合思档案秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。它拥有广泛的连接能力、强大的规则匹配能力、符合国家政策要求的合规性管理以及灵活承接、持续迭代的能力，未来有望在企业财务档案生命周期管理领域发挥更大的作用。
如果您也想体验合思档案在档案生命周期管理方面的卓越功能和显著成效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。
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