在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。在这场变革的浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其创新的产品——合思档案，为众多企业解决了财务档案管理的难题。本文将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案的强大功效。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其业务规模庞大，拥有超过1000名员工，400多家全国门店，以及18家归档主体。然而，随着企业的不断发展，财务档案管理却成为了公司发展道路上的一块绊脚石。
在电子文件归档方面，好想你面临着诸多挑战。首先是归档难的问题。在传统的纸质档案管理模式下，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票等的一致性。每一张发票、每一份单据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现遗漏或错误。而且，纸质文件容易遗失，一旦遗失，后续的查找和补充工作将耗费大量的人力和时间。
其次，查找慢也是一个严重的问题。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅。当需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻找，不仅效率低下，还可能影响到企业的正常运营。比如在进行财务审计或税务检查时，无法及时提供所需的档案资料，可能会给企业带来不必要的麻烦。
另外，成本高也是好想你不得不面对的问题。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅管理。这些都增加了企业的运营成本。
最后，不合规问题也不容忽视。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着信息技术的不断发展，电子文件的重要性日益凸显。如果不能对电子文件进行有效的管理和保存，可能会导致企业数据的丢失或泄露，给企业带来巨大的损失。
合思档案的精准破局之策
面对好想你在电子文件归档方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了针对性的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的档案信息，大大提升了工作效率。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统中查找相关信息，不仅操作繁琐，而且容易出错。而合思档案实现了数据的集中管理，所有的档案信息都可以在一个平台上进行查询和操作。这就好比将分散在各个角落的宝藏集中到了一个宝箱中，财务人员可以轻松地找到自己需要的宝藏。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案还实现了自动组装功能，为企业的审计工作提供了极大的便利。在进行内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间来查阅纸质档案，核对数据的准确性。而合思档案可以自动将相关的档案信息进行组装，生成完整的审计报告。审计人员只需对电子档案进行审核，就可以快速完成审计工作。这不仅节省了审计时间，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，就可以准确地定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理往往比较混乱，很难快速找到所需的档案。而合思档案通过虚拟档案库房和二维码技术，将每一份实物档案都进行了精准的定位。当需要查阅实物档案时，只需在系统中输入相关信息，就可以知道该档案存放在哪个货架、哪个位置。这就好比给每一份档案都贴上了一个“电子标签”，让档案管理变得更加高效和精准。
合思方案带来的显著成效
合思为好想你提供的电子文件归档解决方案，取得了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案帮助好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间来进行档案的整理、核对和查找工作，而是可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。比如，财务人员可以利用节省下来的时间进行财务分析和预算管理，为企业的决策提供更有力的支持。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以更快速、更准确地接收和处理各部门的档案信息，提高了企业的整体运营效率。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以更方便地借阅和归还档案，档案管理人员也可以更轻松地进行借阅管理工作。
通过使用合思档案，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益和竞争力。
携手合思 开启电子文件归档新篇章
合思档案凭借其强大的功能和卓越的服务，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在电子文件归档的新时代，合思档案为企业提供了一种更加高效、便捷、安全的档案管理方式。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型。如果您的企业也面临着电子文件归档和财务档案管理的困扰，不妨选择合思档案，开启免费试用，让有限的资源发挥更有效的作用，共同迎接财务数智化的美好未来。
