合思档案：破解企业财务档案管理难题的密钥

在数字化浪潮席卷的当下，企业的经营管理模式正经历着深刻变革。尤其是档案管理政策的不断更新与完善，对企业财务档案管理提出了更高的要求。2025年数电票全覆盖的目标，如同一个清晰的信号，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同层级人员在档案管理方面都面临着诸多困扰。企业高管苦恼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，储存还占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，枯燥又繁复。业务人员也有自己的难题，出差、招待后的报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。

同时，企业在推行数字化的进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，严重浪费企业资源；高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险造成财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案应运而生，成为企业应对档案管理政策挑战的有力武器。

合思档案解决方案：多元场景精准覆盖

合思档案以其领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。电轨运行模式实现了线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让不同类型的档案都能得到高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力保障了财务合规。

合思档案核心功能：多维度价值赋能

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能让档案管理变得更加轻松高效。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

档案管理功能方面，支持权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。还支持档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

合思档案应用案例：实践见证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，确保业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构一目了然，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理更加规范，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提高，装订工作简化，节约了企业的显性成本。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。安全合规存储方面，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测由系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应档案管理政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理现状低效，整理环节需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理、存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查、人工逐一翻查。同时，还存在会计档案散落各系统、档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案为其带来了改变。数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现了应收尽收。业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，搭建了会计资料勾稽关系，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理使原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效降低了财务管控风险。预估节省总成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团档案管理也存在诸多问题。采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力、浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案为其量身定制。数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。选择合思档案，企业能够告别传统手工归档，实现档案不打印，显著降本增效，让数据“活起来”，真正利用档案数据实现数据价值，实现企业效益最大化。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨现在就申请免费试用。