合思档案：开启财务数智化电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以惊人的速度向前迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化的电子发票。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。而合思档案，作为一款专业的电子会计档案管理平台，正以其强大的功能和卓越的性能，为企业解决财务数智化进程中的诸多痛点。

传统财务档案管理痛点剖析

• 数据核对耗时费力
  传统财务归档工作中，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在繁琐的核对过程中，档案遗失的情况难以避免，这不仅增加了工作的复杂性，还可能导致财务数据的不准确，给企业带来潜在的风险。

• 档案查找困难重重
  纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来要耗费大量时间。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得财务人员在需要获取档案信息时，往往陷入漫长的等待和繁琐的查找过程中，严重影响工作效率。

• 管理成本居高不下
  大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要为档案存储提供专门的场地，同时还需要投入大量的人力进行档案的整理、保管和查找。这无疑增加了企业的运营成本，降低了企业的经济效益。

• 数据安全难以保障
  纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在数字化时代，数据安全是企业面临的重要挑战之一。如果财务数据丢失或泄露，将给企业带来巨大的损失。因此，传统的纸质档案管理方式已经无法满足企业的管理要求。

合思档案解决方案概述

• 打破数据孤岛整合资源
  合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业可以实现财务数据的集中管理，提高数据的共享性和可用性。

• 智能识别高效处理
  合思档案利用OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。同时，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。这不仅提高了档案管理的效率，还减少了人为错误的发生，保证了财务数据的准确性和可靠性。

合思档案核心功能亮点

• 全生命周期管理便捷高效
  合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。便捷调阅不打印，混序归集免组装，让财务人员可以随时随地获取所需的档案信息。无论是日常的凭证管理、报销处理，还是档案查阅等工作，都可以通过合思档案实现高效操作。

• 开放式接口灵活互联
  合思档案拥有开放式接口互联功能，支持自主采集数据。大文件自动切割，数电票自动化解析，让数据的采集和处理更加高效。同时，智能关联、自动组装功能，能够将相关的档案信息进行自动关联和组装，提高档案管理的智能化水平。

• 严格权限管控安全可靠
  合思档案具备精准权限管控功能，档案目录可以灵活扩展。水印管理和档号符合国标要求，保证了档案数据的安全性和合规性。在企业内部，不同的用户可以根据其权限访问和操作相应的档案信息，有效防止数据泄露和滥用。

• 多维检测确保质量
  合思档案提供四性检测、业务检测和自定义版式文件功能。通过这些检测功能，可以确保档案数据的完整性、准确性、可用性和安全性。同时，自定义版式文件功能可以满足企业不同的业务需求，提高档案管理的灵活性和适应性。

使用合思档案用户收益显著

• 自动化归档提效降本
  使用合思档案，企业可以实现自动化归档，告别重复性工作。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。通过自动化归档，企业可以减少90%的人工耗时，总部接收减少80%的管理耗时，借阅管理减少67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

• 绿色办公节约资源
  合思档案的使用还可以带来显著的环保效益。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这不仅符合企业的可持续发展战略，还能为企业节省大量的运营成本。

• 精准匹配节省成本
  合思档案可以提高档案整理匹配效率90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。通过精准匹配档案信息，企业可以快速找到所需的档案，提高工作效率，降低人力成本。

合思档案典型应用场景

• 财务日常工作高效操作
  在财务人员日常的凭证管理、报销处理、档案查阅等工作场景中，合思档案发挥着重要作用。通过一键联查凭证相关的数据及影像信息，财务人员可以快速获取所需的信息，提高工作效率。同时，合思档案的智能处理功能可以自动识别和分类档案信息，减少人工干预，提高工作的准确性和可靠性。

• 企业内审高效服务
  在企业内审场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能。以档案数据为标准，纸质数据为辅，能够高效服务于企业内审工作，提升审计效率。企业内审人员可以通过合思档案快速获取所需的档案信息，进行全面、深入的审计工作，确保企业财务数据的真实性和合规性。

• 外部检查快速应对
  企业在面临税务、统计等外部部门检查时，可利用合思档案的多维检索能力，快速定位所需档案。实现凭证、发票、回单、业务单据等的组合式穿透预览，满足合规要求。合思档案的强大检索功能可以帮助企业在短时间内找到所需的档案信息，避免因档案查找困难而导致的检查延误和合规风险。

• 财务决策有力支持
  在企业进行财务分析和决策时，合思档案提供的完整业务证据链和准确的档案数据，有助于深入了解企业财务状况和业务运营情况。为决策提供有力支持。企业管理者可以通过合思档案获取全面、准确的财务信息，进行科学的财务分析和决策，提高企业的经济效益和竞争力。

合思档案客户成功案例

• 好想你健康食品降本增效
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案的自动化归档和智能管理功能，好想你健康食品实现了财务档案管理的高效化和规范化，降低了运营成本，提高了工作效率。

• COMMUNE幻师节约资源
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案的使用让COMMUNE幻师实现了绿色办公，节约了大量的资源和成本，同时提高了报销效率，提升了员工的满意度。

• 云海肴全面无纸化管理
  云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案的全流程管理功能帮助云海肴实现了财务数据的数字化和自动化，提高了业财融合水平，降低了运营成本，确保了财务合规。

• 金牌橱柜家居科技合规降本
  金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案的精准匹配和高效查询功能，让金牌橱柜家居科技在档案管理方面取得了显著的成效，降低了成本，提高了合规性。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇和挑战。选择合思档案，企业可以抓住这一机遇，实现财务数智化升级。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能够为企业提供专业的服务和支持。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您也想体验合思档案带来的高效、便捷和智能化的财务档案管理服务，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在就可以免费试用合思档案，开启财务数智化之旅！