提升档案使用效率，合思档案助力企业财务数智化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户打造了全方位的财务数智化服务体系。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。数电票的特殊性，使得企业对专业的“电子会计档案管理平台”需求愈发迫切。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理，为企业应对“数字化凭证时代”的财务档案管理要求提供了有力支持。

数电票浪潮下企业档案管理新挑战

• 数电票扩张带来政策新要求
  数电票正以前所未有的速度在市场上扩张。在收票政策方面，多项政策明确肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，要求企业实现电子发票的无纸化报销、入账、归档和存储。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一系列变化，使得企业必须适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

• 数电票管理特殊要求凸显
  数电票的管理要求具有特殊性，例如数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业需要专业的管理平台来应对这些复杂的要求。

• 纸电混合时代企业难题丛生
  在纸电混合时代，90%的企业都面临着诸多问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案整理的繁琐工作所困扰，耗费大量时间在低价值的整理和匹配工作上；业务人员也因报销流程繁琐而苦恼。同时，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。

传统档案管理痛点深度剖析

• 纸电混合管理混乱
  在传统档案管理中，会计档案的纸电混合管理是一大难题。企业可能不打印销售订单、发票等，但会打印送货单等，这就导致纸电混合管理混乱。财务人员需要花费大量时间进行低价值的整理和匹配工作，而且无法精准、快速地定位原始凭证，严重影响了档案使用效率。

• 手工作业低效费力
  一些企业每月有大量的送货单和验收单，档案管理需要众多的财务编制人员。总分公司查找会计凭证和分公司整理验收单都需要耗费大量时间，同时每年使用的纸张数量巨大，档案资料占地面积也很多。这种手工作业的方式不仅效率低下，而且费力。

• 档案管理流程复杂
  传统档案管理流程复杂，人工环节众多。在整理环节，需要逐一打印、手工匹配；保管环节，分子公司实行实物属地监管；检查环节，依靠人工复核；利用环节，采用线下处理方式。这种依赖纸质档案的管理方式，不仅效率低下，而且异地邮寄稽查还存在风险，大大降低了档案使用效率。

• 管理制度标准不一
  在多业务组织和多系统运行的情况下，各分子公司对会计档案管理的标准不一致，共享中心形式虚设。档案数据不同源、不互通，导致档案管理的混乱和低效，影响了企业整体的档案使用效率。

合思档案全方位解决方案策略

• 多元方案满足不同需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配、应收尽收，有效提升档案使用效率。

• 为不同角色带来价值
  对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，同时提高了档案使用效率。

对于外部审计人员，合思档案能够实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，也提升了档案使用效率。

合思档案核心模块功能详解

• 多源采集灵活高效
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保全面采集档案数据，提升档案使用效率。

• 智能制档精准高效
  智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎，实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接，大大提高了档案使用效率。

• 专用格式降低成本
  合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，进一步提升了档案使用效率。

• 档案管理精细规范
  在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则，确保档案管理的精细规范，提高档案使用效率。

合思档案竞争优势显著

• 降本增效成果显著
  合思档案能够实现显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档方式，档案无需打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，大大提高了档案使用效率。

• 闭环连接激活数据
  作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升，档案使用效率也随之提高。

• 广泛连接减少人工
  合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现了100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档，符合国家政策要求的档案系统，确保电子会计档案合规性管理，进一步提升了档案使用效率。

• 大数据方案释放价值
  合思档案提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值，从而提升档案使用效率。

合思档案成功案例见证实力

• 某企业实现业财一体
  某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，企业成本降低，数据指标上凭证与单据关联次数达350亿次，档案使用效率得到了极大提升。

• 某集团型企业标准化落地
  某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，档案使用效率显著提高。

• 某企业实现全生命周期管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，档案使用效率大幅提升。

• 某教育集团简化管理流程
  某教育集团存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，档案使用效率得到有效提升。

合思完善服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思的地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。从客户心声可以看出，海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户对合思档案的效果给予了肯定。如海亮教育实现了共享单位数量增加，凭证自动化率提高；徐福记全集团无纸化，管理效率大大提升等。

综上所述，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案通过提供多种解决方案和功能，解决了企业在档案管理方面的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，有效提升了档案使用效率。合思作为一家专业的财务数智化科技公司，凭借其广泛的服务网络、持续的产品迭代和以客户为中心的服务理念，能为企业提供优质的电子会计档案管理服务。众多成功案例也证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案能在档案管理方面取得显著成效，提升企业的竞争力和管理水平。

如果您想进一步体验合思档案带来的高效档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章！