在我国，电子凭证改革正飞速推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。电子会计档案管理，作为企业财务数智化转型的关键一环，其重要性愈发凸显。合思，作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，旗下的合思档案管理平台，已为众多企业化解了财务档案管理的难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何助力企业达成降本增效的目标，此案例也是一个极具代表性的报销系统应用案例。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司创立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，是红枣行业的上市企业。该企业规模庞大，拥有超过1000名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点以及每年3.6万多份凭证。然而，在财务档案管理方面，好想你却遭遇了诸多棘手的问题，这也是众多企业在报销系统应用中常见的问题，下面我们来详细看看这个报销系统应用案例中出现的状况。
首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，即便投入了如此多的精力，档案遗失的情况仍难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致重要财务信息的缺失，影响企业的财务管理。
其次是查找效率低下。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为耗时。企业无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等功能，这在需要快速获取财务档案信息时，给企业带来了极大的不便。例如，在进行财务审计或处理紧急财务事务时，这种查找困难的问题就会凸显出来。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都有巨大的需求。企业需要专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在当前的法律法规和监管环境下，企业需要更加规范和安全的财务档案管理方式。
合思档案的创新解决方案
面对好想你在财务档案管理中遇到的这些问题，合思档案提供了一系列创新的解决方案，这也是这个报销系统应用案例中的核心亮点。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以便捷地利用系统，通过一键联查功能，快速获取相关的财务信息。这种方式有效提升了财务人员的工作效率，减少了他们在查找和核对数据上花费的时间。例如，当财务人员需要查询某笔业务的相关凭证、发票和回单时，只需在系统中输入关键词，即可快速获取所有相关信息，无需再像以前那样在大量的纸质档案中逐一查找。 -
自动组装提升审计效率
合思档案实现了自动组装功能，在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这种方式大大提升了审计效率，减少了审计人员的工作负担。审计人员可以更加快速、准确地获取所需的财务信息，进行审计工作。例如，在进行年度财务审计时，审计人员可以通过系统快速获取企业的财务档案数据，进行数据分析和比对，而无需再花费大量时间整理和查看纸质档案。 -
实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案管理的难度。例如，当企业需要查阅某份纸质档案时，工作人员可以通过系统快速找到该档案的存放位置，无需在仓库中盲目寻找。
显著成果见证降本增效奇迹
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的成果，这个报销系统应用案例的成效十分显著。
在人力耗时方面，取得了惊人的改善。人工耗时减少了90%，这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。总部接收管理耗时减少了80%，提高了总部对财务档案的管理效率。借阅管理耗时减少了67%，使得企业内部的档案借阅更加便捷高效。
在成本节约上，合思档案也发挥了重要作用。预计每年可为企业减少综合成本20万元。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的经济效益。通过这些数据，我们可以清晰地看到，合思档案帮助好想你在财务档案管理上实现了高效、低成本的运营，为企业的发展提供了有力支持。
携手合思开启财务数智化新征程
综上所述，合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。这一报销系统应用案例充分展示了合思档案在企业财务数智化转型中的重要作用。
在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案将继续发挥其优势，助力更多企业实现财务数智化转型。如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启免费试用，亲身感受合思档案为企业带来的变革与提升。
