在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业的佼佼者，在这场转型之路上有着自己的探索与实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实很骨感，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型效果存在较大差距，特别是在票据数字化处理方面，遇到了诸多难题。
转型痛点：票据数字化处理的重重迷雾
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多系统操作：体验不佳合规难
在动力源的日常运营中，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，这就像在迷宫中寻找出路，耗费大量时间和精力。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行。如此一来，假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，票据数字化处理效率低下。 -
系统割裂：数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，彼此之间无法及时联动。这就好比各个部门在不同的孤岛，信息无法顺畅流通。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时纠错，票据数字化处理在这种割裂的系统环境中陷入困境。 -
业务复杂：报销模式多样稽核难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给票据数字化处理带来了巨大挑战。 -
架构复杂：流程繁复统一难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题凸显出来。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在这样复杂的组织架构下，票据数字化处理的难度进一步加大。
合思方案：票据数字化处理的破局之道
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系统集成：数据同步无缝对接
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，让人员信息在系统间畅通无阻。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这种系统集成的方式为票据数字化处理搭建了坚实的基础。 -
无需报销：消费合规高效结算
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作让票据数字化处理变得高效而便捷。 -
连接能力：打破壁垒数据流转
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为票据数字化处理提供了强大的技术支持。
实施步骤：票据数字化处理的有序推进
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全面梳理：明确数据关联与业务逻辑
合思首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。就像一位经验丰富的侦探，深入了解各系统之间的数据关联和业务逻辑。通过详细的调研和分析，为后续的系统集成和流程优化奠定了基础，确保票据数字化处理能够在清晰的框架下进行。 -
系统对接：确保数据准确同步
按照系统集成的方案，合思逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接。在对接过程中，严格把控数据质量，确保数据的准确同步。每一个数据的传输都经过精心调试，就像搭建一座精密的桥梁，让不同系统之间的票据数据能够安全、准确地流通。 -
员工培训：熟悉新流程新模式
针对无需报销的流程，合思对动力源员工进行了专业培训。让员工们熟悉新的消费和报销模式，就像给他们配备了一把开启高效工作的钥匙。通过培训，员工们能够更加熟练地使用新系统，提高了票据数字化处理的操作水平。 -
测试优化：及时解决问题
在实施过程中，合思不断对系统进行测试和优化。就像一位细心的工匠，对作品进行反复雕琢。及时发现并解决出现的问题，确保系统的稳定性和可靠性。每一次的优化都是为了让票据数字化处理更加顺畅。
转型成果：票据数字化处理的显著效益
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操作革新：效率提升成本节约
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原本的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一系列的数据变化，充分体现了票据数字化处理带来的显著成效。 -
员工体验：流程简化消费便捷
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，无论是拍照、扫码还是录入，都变得更加轻松。简化的报销流程提升了员工的使用体验，员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了票据数字化处理带来的便利。 -
财务优化：合规结算精力释放
财务人员在票据数字化处理中也受益匪浅。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。 -
管理升级：全程管控决策高效
在管理层面，实现了事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行能够进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让票据数字化处理为企业管理提供了有力支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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