合思档案：解锁电子发票应用场景，助力企业档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都在宣告着“数字化凭证时代”的来临，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一新时代的要求。

纸电混合的时代背景下，企业在档案管理方面面临着诸多行业痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅耗费大量资金在耗材和存储空间上，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，如同宝藏被深埋地下却无法挖掘。财务人员则深陷于繁琐的档案整理工作中，面对海量的档案数据，手动逐一匹配、核对确认，耗费大量时间和精力，工作枯燥且效率低下。业务人员在出差、招待后报销时，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是显而易见的显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，则构成了高隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了高合规风险。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存的问题，数据存储的线下载体影响了企业全面数字化的实现。解决这些问题，已经成为企业档案管理的当务之急。

合思档案：多场景解决方案的智慧之选

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一位全能的管家，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效、便捷。

对于CEO/高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。合思档案正是企业打响数字化转型决胜之战的有力武器，能够帮助企业降本增效，实现可持续发展。

对于归档员/财务而言，合思档案是他们摆脱重复低价值工作的救星。它可以提高工作效率，让档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案：核心功能与优势尽显独特魅力

合思档案在电子会计档案管理方面具有独特的核心功能与优势，如同璀璨的明珠，在众多档案管理平台中脱颖而出。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类档案数据都能被有效采集。

智能制档方面，合思档案展现出了强大的智能化水平。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

在档案管理上，合思档案给予企业充分的自主配置权。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足企业多样化的档案管理需求。

档案应用中，合思档案提供了丰富多样的查询方式。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，让企业能够更加全面、深入地了解档案数据。

合思档案：应用场景与案例见证卓越成效

合思档案在实际应用中已经取得了显著的成效，众多企业通过使用合思档案，解决了档案管理方面的难题，实现了数字化转型。

某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，让企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，装订工作简化，节约了企业的显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档的方式，推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供领先的单套制电子会计档案管理平台及多种解决方案，能有效解决企业在档案管理方面的痛点。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都已选择合思档案，并且取得了良好的管理成效。企业选择合思档案，将与众多优秀企业同行，共同提升档案管理水平，实现数字化转型。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的技术支持，助力企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想体验高效、合规的电子会计档案管理服务，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。