在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的时代，企业面临着诸多传统纸质档案管理的痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量的资金用于购买纸张、油墨等耗材，还需要占用大量的存储空间来存放档案。而且，这些档案数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。对于财务人员来说，档案数据量庞大，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥繁复，严重影响了工作效率。而业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题，浪费了大量的时间和精力。
传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险主要是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了专业、高效的财务档案管理方案，实现合规性数据管理。
合思档案：全方位解决方案满足多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规性数据管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务人员而言，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，实现合规性数据管理。
对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，确保审计工作的高效、准确，实现合规性数据管理。
合思档案核心功能：构筑合规性数据管理坚实壁垒
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多源采集：灵活高效的数据获取
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，保障合规性数据管理。 -
智能制档：精准高效的档案构建
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理的关联检索、全文检索等功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保合规性数据管理。 -
档案管理：精细灵活的权限掌控
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，实现合规性数据管理。 -
档案应用：便捷高效的资源利用
档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，一站式预览。它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，可视化盘点档案数据，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，有静态和动态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，确保合规性数据管理。
合思档案应用案例：合规性数据管理成效显著
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海量单据企业：业财一体降本增效
某年年单据量高达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程的解决方案。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化水平显著提升，企业成本降低，数据指标表现良好，有效实现了合规性数据管理。 -
集团型企业：标准化落地低碳环保
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。该方案帮助企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，实现了合规性数据管理。 -
某企业：全生命周期管理降本合规
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。通过实施该方案，企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，保障了合规性数据管理。 -
教育集团：简化流程高效管理
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散无法智能查找等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。该方案帮助企业以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，落实了合规性数据管理。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已获得众多客户的认可，如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，帮助企业解决了档案管理痛点，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业、全面的服务。如果您想体验合规性数据管理带来的高效财务档案管理，不妨选择合思档案，现在即可免费试用，开启财务档案管理的数字化转型之旅。
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