在电子凭证数字化转型的浪潮汹涌来袭，全流程无纸化时代大幕渐启的当下，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，成功助力众多企业化解财务档案管理的重重难题，实现降本增效的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在优化档案归档流程方面所发挥的巨大作用。
红枣巨头的档案归档流程困境
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗在食品行业熠熠生辉的明星。它诞生于1992年，2011年在深交所中小板荣耀上市，成为中国红枣上市第一股。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 的员工队伍、400 + 的全国门店、18家归档主体、2W + 的零售网点以及3.6W + 的年凭证数。
然而，在辉煌的背后，好想你在档案归档流程方面却面临着诸多棘手的问题。
归档难，成为了财务人员心中的一块巨石。在进行财务归档时，他们需要耗费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都像是一个需要解开的谜题，稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况，让之前的努力付诸东流。
查找慢，如同给企业的信息获取戴上了沉重的枷锁。纸质档案受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要某一份档案时，往往需要花费大量的时间和精力在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，严重影响了工作效率。
成本高，像一座无形的大山压在企业的肩上。大量纸质档案的管理，对空间和人力都提出了极高的要求。不仅需要专门的档案室来存放这些档案，还需要配备专业的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
不合规，更是让企业在档案管理方面如履薄冰。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，无法满足现代企业对于档案管理的严格要求。
合思档案重塑档案归档流程
面对好想你在档案归档流程中遇到的种种难题，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。对于财务人员来说，这意味着他们可以更加便捷地利用档案信息。通过一键联查功能，他们可以快速找到与某一业务相关的所有档案资料，大大提升了工作效率。
在传统的档案归档流程中，财务人员需要在不同的系统和文件中来回切换，查找相关的单据和凭证。而合思档案的一键联查功能，就像是为他们打开了一扇便捷之门，让他们可以在一个平台上轻松获取所需的信息。
这种便捷的利用方式，不仅节省了财务人员的时间和精力，还提高了工作的准确性和及时性。他们可以更加专注于核心业务，为企业的发展提供更有力的支持。
- 自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案同样有着出色的表现。它采用自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子档案的一致性。而合思档案的自动组装功能，将电子档案按照审计要求进行自动分类和整理，审计人员可以直接根据电子档案进行审计，大大减少了审计的工作量。
同时，这种以档案数据为标准的审计方式，也提高了审计的准确性和可靠性。审计人员可以更加全面地了解企业的财务状况，及时发现潜在的问题，为企业的健康发展保驾护航。
- 实物高效管理精准定位
合思档案还借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。在档案归档流程中，查阅者只需查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置。
虚拟档案库房就像是一个数字化的仓库，将所有的档案信息进行集中管理。而二维码则像是每一份实物档案的身份证，通过扫描二维码，就可以快速获取该档案的详细信息和存放位置。
这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。企业可以更加放心地管理自己的档案资源，为企业的发展提供有力的保障。
合思档案优化档案归档流程成效显著
合思档案为好想你量身打造的解决方案，在优化档案归档流程方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间完成的档案归档工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大减轻了财务人员的负担。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去，为企业创造更多的效益。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案实现了档案的数字化传输和集中管理，总部可以更加快速、准确地接收和处理各部门的档案信息，提高了管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。通过电子档案的便捷查询和实物档案的精准定位，借阅者可以更加快速地获取所需的档案，减少了等待时间。同时，借阅管理的规范化和信息化也提高了借阅的效率和安全性。
预计每年减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括档案存储空间、纸质档案印刷和管理等方面的成本节约。合思档案的应用，让企业在档案管理方面实现了真正的降本增效。
携手合思开启档案归档流程新时代
合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了档案归档流程中的难题，实现了降本增效的目标。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现绿色化、数字化协同转型。
如果您的企业也在为档案归档流程而烦恼，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其在优化档案归档流程方面的强大功能。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，开启企业档案管理的新篇章。
