在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其推出的合思档案管理平台，成功助力众多企业突破财务档案管理的困境，实现降本增效。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案管理平台的卓越之处，以及它如何实现发票数据快速检索。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。其业务规模庞大，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在辉煌的背后，公司的财务档案管理却面临着重重难题。
在传统的档案管理模式下，每次归档时，财务人员都需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。每一张发票、每一份凭证，都需要人工仔细核对，这不仅消耗了大量的人力和时间，还容易出现疏漏，导致档案易遗失的情况时有发生。
而且，纸质档案的查找速度极慢，无法实现实时调阅。当企业需要查询某一笔发票数据时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中翻找，可能花费数小时甚至数天的时间才能找到所需的资料，严重影响了工作效率。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。同时，纸质档案的保存也存在一定的风险，如受潮、火灾等，可能会导致档案的损坏和丢失。此外，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。在当今数字化时代，企业需要更加高效、安全的档案管理方式来应对日益增长的数据量和严格的合规要求。而在这样的管理模式下，发票数据快速检索更是成为了一种奢望。
合思档案的全方位解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案管理平台提供了一套全面而有效的解决方案，不仅解决了档案管理的难题，还实现了发票数据快速检索。
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打破数据壁垒，实现同源共享
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业的财务数据进行整合和集中管理，让财务人员能够便捷地利用这些数据。在合思档案管理平台上，财务人员可以一键联查相关的发票数据和凭证信息，无需再在不同的系统和文件中来回切换查找。无论是发票的基本信息、开具时间、金额，还是与之相关的业务合同、审批流程等，都可以在平台上快速检索到，大大提升了工作效率。这种数据的同源共享，使得发票数据快速检索变得轻而易举，财务人员可以在短时间内获取所需的信息，为企业的决策提供有力支持。 -
自动组装审计，提升审计效率
合思档案管理平台采用了自动组装审计的方式，以档案数据为标准进行内外审计，纸质数据仅作为辅助。平台会自动对发票数据进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告。在审计过程中，审计人员可以快速检索到所需的发票数据，对企业的财务状况进行全面、准确的评估。通过这种方式，不仅提高了审计效率，还减少了人为因素的干扰，保证了审计结果的准确性和公正性。同时，自动组装审计也为企业的合规管理提供了有力保障，帮助企业及时发现和解决潜在的问题。 -
实物高效管理，精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子档案与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都对应着一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的电子信息，包括发票数据等详细内容。同时，在电子档案系统中查询相关发票数据时，系统会自动显示该档案的实物存放位置，实现了电子与实物的精准定位。这样，当企业需要查阅某一份发票对应的实物档案时，只需在系统中进行查询，就可以快速找到实物档案的存放位置，大大提高了档案的查阅效率。
显著的收益与成效
合思档案管理平台的应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益和成效，同时也让发票数据快速检索成为了现实。
在人工耗时方面，合思档案管理平台的应用减少了90%的人工耗时。以前需要大量人力和时间进行的档案归档、查询等工作，现在通过平台的自动化功能和快速检索能力，轻松就能完成。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等。
总部接收管理耗时也减少了80%。通过数据的同源共享和快速检索，总部可以及时获取各部门的财务信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，总部对各部门的档案管理情况也能进行实时监控和管理，提高了管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。在合思档案管理平台上，借阅者可以通过系统快速查询和申请借阅所需的发票数据和档案，管理人员也可以通过系统快速审批和处理借阅申请。整个借阅流程更加便捷、高效，大大缩短了借阅时间。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、存储空间的节省以及管理效率的提高。通过合思档案管理平台，企业可以实现财务档案的数字化管理，减少了纸质档案的使用和存储，降低了纸张、打印、存储设备等方面的成本。
开启财务数智化新征程
合思档案管理平台凭借其先进的功能和全面的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效，同时也让发票数据快速检索成为了企业日常财务管理中的常态。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，数字化转型已经成为企业发展的必由之路。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案管理平台。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其在实现发票数据快速检索和提升财务档案管理效率方面的卓越性能，开启财务数智化新征程。
