数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理升级

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设亟待加强，以适应这一变革。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，来满足“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。

纸电混合时代，企业不同角色在传统档案管理中面临着诸多痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则需处理海量档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配核对，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐的问题也让他们颇为头疼。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本则源于手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。虽然国家政策支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化。

合思档案：精准破局企业痛点

合思档案针对企业在传统档案管理中的痛点，提出了全面的解决方案。
– 为企业掌舵人排忧解难
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
– 为财务人员减负提效
归档员/财务人员使用合思档案，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
– 让企业财务审计更轻松
在企业财务审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提升了审计工作的效率。
– 整体解决方案概览
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

全流程功能：构建档案管理生态

合思档案拥有强大的功能模块，涵盖从多源采集到智能制档，再到档案管理和应用的全流程。
– 多源采集
灵活获取数据：基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
– 智能制档
高效关联匹配：智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便查询和分析。
– 档案管理
精细权限把控：档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护和框架拓展。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业制度自主排列、扩展。
– 档案应用
多维便捷体验：档案应用实现多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，还能实现档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。

核心亮点：彰显独特优势

合思档案具有诸多核心亮点，在企业财务审计等方面发挥着重要作用。
– 大数据处理能力
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，有元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及安全的数据存储和多样化的数据下载方式。
– 证据链完整性检测
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。
– 共享调阅
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持多维度查询条件和一站式、穿透式、跨系统式浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同角色有不同的查询和借阅方式，如财务人员多维查询、导入式查询等，审计人员有证据方案库、凭证抽凭查询等。
– 数电票解决方案
提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在获取环节可通过多种途径获取数电票，业务环节有上传、解析、验真等操作，入账和归档环节有相应的处理流程。

价值体现：助力企业腾飞

合思档案为企业带来了多方面的价值。
– 显著的降本增效
可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，更有效的“收紧钱袋子”。
– 激活数据价值
电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。
– 资源重组与效益最大化
实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。
– 合规管理有保障
符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依，满足档案全生命周期管理闭环，助力企业实现财务档案管理合规。

典型场景：广泛应用显成效

合思档案在不同类型企业的档案管理中有着广泛的应用。
– 海量单据企业的高效之选
对于年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
– 集团型企业的统一之策
集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，达到标准化落地、电子会计档案合规、低碳环保的管理成效。
– 多系统互联企业的整合之道
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接、统一标准，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，达到统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，节省大量成本。
– 教育集团的智能之选
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案可应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案可实现全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装，电子原文件独立管理可完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

成功案例：实力见证口碑

众多企业使用合思档案后取得了显著成效。
– 海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
– 徐福记合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，其多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。
– 中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
– 金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

市场定位与差异化优势：引领行业潮流

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
它拥有强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能满足数电票时代企业海量电子数据的存储与应用需求。提供丰富的解决方案，如领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，可广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。具备创新性的功能，如证据链完整性检测方案，从财务视角保障档案证据链完整，实现财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，实现跨系统、多场景、多视角的协同需求。

在数电票时代，合思档案为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着数电票时代的发展和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，持续为企业提供更优质、更智能、更合规的电子会计档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都已选择合思档案并取得了显著成效，您还在等什么呢？立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多合思档案的信息，开启企业财务档案管理的数字化新时代，还能免费试用合思档案，体验其强大功能。