智能电子单据管理：合思档案开启财务档案数字化新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着重重困境。对于企业高管而言，纸质档案管理犹如一座沉重的大山，不仅成本花费巨大，占据大量存储空间，而且档案数据零散混乱，难以汇总整理和分析利用，就像在茫茫大海中找不到方向的船只。财务人员则深陷于档案数据的汪洋大海，数据量大、整理工作枯燥繁复，需要手动逐一匹配核对确认，耗费大量时间和精力，仿佛在黑暗中摸索前行。业务人员也被出差、招待后报销纸质票据的繁琐流程所困扰，每一次报销都像是一场漫长的马拉松。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，严重浪费企业资源；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，造成财税管理低效。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。尽管企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体问题仍然未能得到有效解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的曙光，是智能电子单据管理的得力助手。

合思档案方案全景：多元适配引领智能电子单据管理新潮流

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一位技艺精湛的工匠，能够根据企业的不同需求，量身打造最合适的档案管理方案。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，就像一张精密的大网，将企业的各类档案数据一网打尽，满足企业不同场景下的档案管理需求。

在合思档案的管理体系下，便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理。这就如同一条高效运转的流水线，各个环节紧密相连，有条不紊地进行着，大大提高了企业的档案管理效率。

其大数据解决方案更是强大无比，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，就像一个超级智能的数据库，无论数据量有多大，都能在瞬间找到你想要的信息。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业的档案管理提供了更多的可能性。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现了数电票全流程闭环管理，让企业在数电票管理方面更加得心应手。智能电子单据管理在这些解决方案的支持下，变得更加高效、智能。

合思档案功能亮点：深度解析智能电子单据管理核心优势

• 多源采集：灵活集成数据畅达无阻
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，就像一座桥梁，将不同的系统连接在一起。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集变得更加轻松、高效。智能电子单据管理的第一步——数据采集，在这里变得轻而易举。

• 智能制档：精准关联数据整合有道
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。这就像一位神奇的魔法师，将零散的数据变成了有序的整体。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能电子单据管理在制档环节实现了智能化和精准化。

• 档案管理：精细管控目录灵活拓展
  档案管理具备权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。这就像一个严密的安全卫士，确保企业档案数据的安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，让企业的档案管理更加灵活、便捷。智能电子单据管理在管理环节实现了精细化和个性化。

• 档案应用：多维检索应用场景丰富
  档案应用实现了多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。这就像一个强大的搜索引擎，无论你想查找什么档案，都能快速找到。一站式预览，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，让企业的档案应用更加广泛、高效。智能电子单据管理在应用环节实现了多元化和便捷化。

合思档案用户收益：多维度赋能智能电子单据管理价值凸显

使用合思档案能为用户带来显著的收益。在降本增效方面，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。这就像为企业节省了一大笔开支，让企业的资金更加充裕。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。这就像将企业的各个业务环节连接成了一个整体，让企业的运营更加顺畅。

合思档案还能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。这就像为企业提供了一双洞察未来的眼睛，让企业能够做出更加明智的决策。

通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这就像为企业注入了一剂强心针，让企业的竞争力得到了极大的提升。智能电子单据管理为企业带来了实实在在的收益。

合思档案典型场景：多角色适用智能电子单据管理全面覆盖

• 高管视角：决策数智化引领企业转型
  对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。智能电子单据管理为企业高管提供了有力的决策支持。

• 财务视角：高效工作提升管理效能
  归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。这就像为财务人员减轻了工作负担，让他们能够更加专注于核心工作。智能电子单据管理让财务工作变得更加轻松、高效。

• 审计视角：在线审计提升工作便捷
  对于外部审计而言，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这就像为审计工作提供了一个便捷的平台，让审计工作更加高效、准确。智能电子单据管理为外部审计工作带来了极大的便利。

合思档案客户案例：真实见证智能电子单据管理卓越成效

某企业年单据量2.6亿，原本存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。智能电子单据管理在该企业得到了完美的应用，取得了显著的成效。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，实现档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。智能电子单据管理帮助该集团型企业解决了档案管理的难题，提升了管理效率。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效为统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据等统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。智能电子单据管理让该企业的档案管理焕然一新。

某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案单套制管理方案有数据集成方案，梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，运用动态API接口延展档案管理范围；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。智能电子单据管理为该民办教育集团的档案管理带来了新的活力。

在当前的政策推动和合规要求下，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供专业、高效的解决方案，助力企业实现财务档案管理的数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果你想体验智能电子单据管理带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案服务，开启企业财务档案管理的新篇章。