合思助力企业差旅费用报销管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，该试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

然而，全面数字化应用并非一帆风顺。企业面临着凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。调研显示，现阶段企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到转型的紧迫性。例如，《中华人民共和国电子商务法》和《中华人民共和国电子签名法》等技术类政策认知度相对较低，仍有 34.2%受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票。

当前处于纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期，纸质凭证和电子凭证共存的情况较为普遍。大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。而且，30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这为企业带来了较大的审计风险和税务风险。传统的发票报销流程和财务运作模式极大滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销，48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，增加了企业的运营成本。

面对这些行业痛点，合思为企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，为企业的差旅费用报销管理带来了新的变革。

破局之钥：全流程解决方案

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案涵盖多个方面。在总额管控上，包括商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费等。同时，还包括发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等环节。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。

此外，合思通过加强内部培训和技能提升以适应新的工作流程和技术环境，投资于先进的 IT 基础设施以确保数据的安全性和可靠性，与相关政府部门建立更紧密的合作关系以提高效率和质量，寻求外部专家的帮助来设计和实施有效的电子凭证管理系统等方式，帮助企业应对电子凭证数字化转型的挑战。

功能大观：全面实用之选

合思产品功能丰富且实用，为企业的差旅费用报销管理提供了有力支持。

合思支持差旅申请功能，员工可在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。同时，还提供商旅线上订购服务，支持机票、酒店等预订，方便员工进行商务旅行安排。

易商卡线下消费功能可让员工通过易商卡进行日常开支，如办公用品购买等，实现无纸化报销。发票采集功能能自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。

审核对账功能可使系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。统一开票功能集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动。

自动提报功能可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批。资金结算功能能快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升用户体验。

核心亮点：数字智能高效

合思产品具有诸多核心亮点，在差旅费用报销管理方面展现出强大的优势。

合思的电子凭证会计数据标准应用实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理的数字化变革。通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF 或 OFD）分离，极大提升电子凭证归档的存储和利用效率。

数电票在合思平台的应用呈现快速上升趋势。2021 – 2023 年期间，电子发票占比（电子发票/所有发票）从 56.36%跃升到 68.82%，其中数电票占比（数电票/电子发票）从 0 跃升到 20%。数电票首次将发票数据和版式文件区分开来，发票数据以 XML 数据呈现，不仅能够极大节约存储成本，而且有利于推动企业的数字化转型。

合思的“无需报销分级标准”将企业费控能力分为 L1 – L5 五个阶段。随着数电票和智能化时代到来，部分企业将率先迈进 L5 高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路实现智能化无需报销。

合思具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。其还利用大数据分析和机器学习技术提供 AI 辅助决策，为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。

价值彰显：降本增效合规

合思产品为企业带来了显著的价值，在差旅费用报销管理等方面发挥了重要作用。

在降低成本方面，合思帮助企业节省了大量的人力、物力和财力。如某世界 500 强央企试点单位实现全面数字化后，预计每年节省工时 60 万 +，节约纸张 1000 万 +，降低档案管理费用 300 万 +。某知名挂面厂商通过合思的电子会计档案系统，基于人员、部门、区域等多维度联动，通过趋势预测销售指标和需要来配备人员和成本，优化资源配置。

在提高效率方面，合思使企业报销流程简化。如某企业员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期从 2 个月缩短至 3 周，报销效率提高 300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约 50%。

在合规运营方面，合思确保财务数据真实、准确、完整，从根本上杜绝凭证造假和重复报销问题。如某企业通过合思的发票 OCR 识别验真功能，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。

在提升管理效率方面，管理者可更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。如某企业通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排；通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费。

场景典范：多元适用之能

合思产品适用于多种典型场景，在差旅费用报销管理等方面展现出良好的适应性。

在差旅管理场景中，员工可通过合思平台进行差旅申请、线上订购机票和酒店、易商卡线下消费等，实现无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。企业还能进行同屏比价，选择性价比更高的差旅方案，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。

在财务核算场景下，合思平台实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账等功能，提高财务核算的准确性和效率。如某企业基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升 60%。

在档案管理场景中，合思支持智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。某企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。

合思还适用于企业的日常费用管理场景，员工的日常因公消费如办公用品采购等可通过易商卡或线上平台进行，系统自动采集发票信息，完成审核、对账、报销等流程，实现费用管理的数字化和自动化。

案例实证：成功有迹可循

众多企业通过使用合思产品，在差旅费用报销管理等方面取得了显著的成效。

某国民经典零食品牌，覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理难度大。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。

某企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理订单多且由财务手工录入、审批和记账，内部多系统并行数据不互通。与合思合作后，“无需报销”提高业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%。真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。

某知名头部数字阅读品牌，数据分散内部多系统，业务流程断裂，每月处理大量单据需打印粘贴，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。引入合思产品后，增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅和查找效率；降本方面，减少差旅超标和预算超额情况，减少人力和纸张成本，节约空间成本；合规方面，保障费用合规，有效管理员工借款与核销，规避档案管理风险；先进方面，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

某世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通，实物存档占用空间大、成本高，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散，档案查阅不便。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率达 91%以上，预计 2024 年将超 97%。

定位优势：专业创新之姿

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。其市场定位是为中小企业提供智能财务收支管理系统，简化报销流程，提高财务管理效率。

合思的差异化优势明显。它具有广泛连接的生态，能够与财政、税务、银行、企业等相关方进行数据的采集、记录、共享和交换。

合思的双轮驱动模式创新，一方面通过技术创新推动电子凭证数字化转型，另一方面通过模式创新实现无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。其“无需报销分级标准”是与艾瑞咨询联合提出的，具有创新性和专业性。

合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，确保客户能够顺利使用和受益于合思的产品。

合思产品通过提供全方位财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规运营和低碳运营，让有限更有效。无论是在电子凭证数字化转型、财务流程优化还是档案管理等方面，都具有显著的价值。

未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，在全球范围内拓展市场和影响力。

如果您的企业正在面临电子凭证数字化转型的挑战，渴望提升财务管理效率、降低成本、实现合规运营，不妨选择合思。现在就拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、小助手二维码，开启免费试用，开启财务数智化之旅。