在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这样的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，在财务数智化时代发挥着至关重要的作用。
传统财务档案管理痛点：报销信息整理的“荆棘之路”
传统财务档案管理存在诸多痛点，这些痛点给企业的报销信息整理工作带来了极大的困扰。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在进行财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这不仅是一项繁琐的工作，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。对于报销信息整理来说，这种低效的查找方式严重影响了工作进度。
COMMUNE幻师同样面临着诸多问题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2月。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这使得报销信息整理变得杂乱无章，难以进行有效的统计和分析。
云南菜品牌连锁经营也深受传统财务档案管理之苦。纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难。大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。这对于需要频繁进行报销信息整理的企业来说，无疑是一个巨大的负担。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难利用。逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率极低。在报销信息整理过程中，这种低效率的操作方式使得财务人员疲于奔命。
合思档案整体解决方案：报销信息整理的“智慧蓝图”
合思档案为企业提供了全面、系统的解决方案，为报销信息整理带来了新的希望。
合思档案实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，它为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
其功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。这使得报销信息能够快速、准确地被采集，为后续的整理工作奠定了基础。
档案制档方面，实现了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。这大大提高了报销信息整理的准确性和规范性。
档案管理方面，做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。这确保了报销信息的安全性和可追溯性。
档案利用方面，实现了多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这使得报销信息的查找和使用变得更加便捷高效。
合思档案核心功能与优势：报销信息整理的“强力引擎”
合思档案的核心功能和优势与传统财务档案管理的痛点一一对应，能够有效解决报销信息整理过程中的难题。
打破壁垒，数据同源。合思档案为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。这解决了档案查找慢和数据利用难的问题，让报销信息整理不再是一项耗时费力的工作。
自动组装，审计便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率，降低了审计成本和难度。在报销信息整理过程中，审计工作变得更加轻松，确保了财务数据的准确性和合规性。
实物高效管理。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，解决了实物档案管理和查找的难题。这使得报销信息整理中的实物档案管理更加有序，避免了因实物档案丢失或查找困难而带来的麻烦。
无纸化管理。上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本，提高效率，降低了企业的运营成本。在报销信息整理方面，无纸化管理使得信息的存储和处理更加便捷，减少了人工操作的误差和成本。
不同行业应用案例：报销信息整理的“成功典范”
合思档案在不同行业都有成功的应用案例，充分展示了其实际效果和适用性。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在报销信息整理方面，合思档案让工作变得更加高效，成本大幅降低。
COMMUNE幻师通过合思档案的无纸化管理平台，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这表明合思档案在优化报销信息整理流程、降低成本方面具有显著的效果。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。合思档案让报销信息整理变得更加便捷、高效，同时实现了业财融合的提升。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在报销信息整理过程中，合思档案提高了工作效率，确保了档案的合规性。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。未来财务用合思，是企业在财务数智化时代的明智选择。
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