在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中差旅成本核算的精准性和高效性是企业财务管理的重要环节。接下来，让我们通过几个不同行业的典型案例，深入了解合思如何帮助企业解决差旅成本核算等相关难题。
客户画像：各行业企业的差旅成本核算困境
- 国民经典零食品牌
这是一个畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。在管理流程上，涉及多个系统，操作繁杂且效率低下。在差旅成本核算方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足精细化管理要求，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。 - 大型移动通信集团
作为大型移动通信集团，在会计资料无纸化方面一直在大力拓展。然而，传统报销模式下，会计凭证依然面临“接收难、入账难、归档难”的困境，单位运行成本和社会资源消耗较高，差旅成本核算也受到了一定的影响。 - 知名头部数字阅读品牌
该品牌每个财务月均处理单据量500 + 张。数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，这使得费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在差旅成本核算方面，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效低下。而且全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。 - 世界500强旗下教育服务品牌
该企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。在差旅成本核算过程中，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。
破局之钥：合思定制化解决方案
- 零食品牌的全流程革新
为国民经典零食品牌提供合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，员工差旅申请后经业务审批，可在合思商城订购或TMC订购，会生成合思商城对账单和TMC对账单。在财务核算、记账方面，设有对账结算中心，线上统一开票可自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案，有效优化了差旅成本核算流程。 - 通信集团的数字化转型
为大型移动通信集团通过电子凭证会计数据标准的推广应用，将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF或OFD）分离，提升电子凭证归档的存储和利用效率，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型，进而提升差旅成本核算的准确性和效率。 - 阅读品牌的业财融合之路
为知名头部数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性，审计通过，符合上市要求。同时，提升财务及时性，结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5，有效改善差旅成本核算的及时性和准确性。 - 教育品牌的档案管理升级
为世界500强旗下教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，有40种 + 自动封装接口，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖会计类档案管理范围广泛，有助于更精准地进行差旅成本核算。
实施蓝图：逐步推进解决方案落地
- 零食品牌的操作流程
国民经典零食品牌员工在合思平台进行差旅申请和消费，财务在对账结算中心进行核算、记账，档案管理按照合思环节和TMC环节的不同标准进行操作，逐步优化差旅成本核算流程。 - 通信集团的数字化推进
大型移动通信集团逐步推进电子凭证会计数据标准的应用，加强各环节的数字化管理，提升差旅成本核算的数字化水平。 - 阅读品牌的系统整合
知名头部数字阅读品牌通过合思系统对消费、入账、归档等环节进行整合和优化，提高差旅成本核算的效率和准确性。 - 教育品牌的档案数据流转
世界500强旗下教育服务品牌通过自动封装接口连接各系统获取档案数据，经过接口传输，再进行自动归档等操作，为差旅成本核算提供更准确的档案数据支持。
成效显著：差旅成本核算优化成果
- 零食品牌的降本增效
国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，差旅成本核算更加精准高效。 - 通信集团的成本节约
大型移动通信集团实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本4000万元。在提升财务管理效率的同时，也优化了差旅成本核算的成本结构。 - 阅读品牌的多维提升
知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，差旅成本核算得到了全方位的优化。 - 教育品牌的管理升级
世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，差旅成本核算的准确性和效率得到了显著提升。
客户心声：对合思解决方案的高度认可
- 零食品牌的经验分享
国民经典零食品牌应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，该方案可供其他门店企业参考，在差旅成本核算方面取得了显著成效。 - 通信集团的可持续发展
大型移动通信集团在应用电子凭证数字化转型方案后，积极践行ESG理念，推动了可持续发展，同时也提升了差旅成本核算的数字化水平。 - 阅读品牌的未来期望
知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，继续优化差旅成本核算。 - 教育品牌的信心展现
世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思方案的认可，相信在合思的助力下，差旅成本核算将更加精准高效。
在当前经济环境下，企业对于差旅成本核算的精准性和高效性需求日益增长。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能。合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。同时，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。众多企业选择合思后取得了显著的成果，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想优化企业的差旅成本核算，不妨点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
