在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证管理已然成为企业财务领域的关键议题。自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票起，我国电子凭证改革正式驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，如同横亘在企业面前的一道难关，亟待攻克。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，在传统报销模式下，一直面临着“接收难、入账难、归档难”的困境。大量纸质档案的管理，不仅对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下，而且难以保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，远远无法满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决电子凭证管理难题带来了新的希望。
合思档案：财务数智化的先锋之作
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，自 2014 年创立以来，始终致力于为企事业单位提供全方位的财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润，在聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析等领域取得了显著成效。
为了进一步满足企业在电子凭证管理方面的需求，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台旨在解决企业核算档案整合难题，为企业提供高效、安全、便捷的电子会计档案管理解决方案。
核心功能亮点：打造核算档案整合新标杆
合思档案的功能蓝图犹如一座精心设计的大厦，涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理等多个方面。具体来说，其核心功能亮点主要体现在以下几个方面：
– 智能采集：多渠道数据汇聚
合思档案借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，实现了财务档案的智能采集。通过开放式接口互联，企业可以自主采集各类档案数据，大文件自动切割和数电票自动化解析功能，更是大大提高了数据采集的效率和准确性。这种多渠道的数据汇聚方式，为核算档案整合提供了坚实的数据基础。
– 预归档服务：精细管理数据
预归档服务是合思档案的重要组成部分，它集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，能够对采集到的数据进行精细管理。在这个阶段，系统会对数据进行初步的处理和分析，为后续的档案制档和管理工作做好准备。通过预归档服务，企业可以更好地掌握档案数据的质量和完整性，提高核算档案整合的效果。
– 基础管理：全方位档案管控
合思档案的基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节。在档案存储方面，系统采用了先进的技术，确保档案数据的安全可靠；在检索方面，提供了多维检索和一站式预览功能，方便用户快速找到所需的档案；在借阅和销毁环节，实现了精准权限管控，确保档案数据的使用符合企业的规定。同时，档案目录灵活扩展、水印管理、档号符合国标要求等特点，也为核算档案整合提供了全方位的保障。
– 档案服务：深度挖掘数据价值
除了基本的管理功能外，合思档案还提供了丰富的档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。通过这些服务，企业可以深度挖掘档案数据的价值，为企业的决策提供有力支持。例如，在辅助审计方面，系统可以自动生成相关的审计报告，提高审计效率；在项目管理方面，能够对项目相关的档案数据进行跟踪和分析，为项目的顺利推进提供保障。
用户收益：核算档案整合带来的多重红利
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先，自动化归档功能告别了重复性的人工工作，大大提高了工作效率。档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了有力支持。
以北京一家年处理 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本高达 338,910 元。这些实实在在的成本节约，充分体现了核算档案整合为企业带来的经济效益。
典型应用场景：核算档案整合的多领域实践
合思档案在电子凭证管理的各个环节都有广泛的应用场景。
– 电子凭证接收环节
在电子凭证的接收环节，企业可以通过 OA 的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联、原文/文件上传，随手记录发票等方式，实现电子凭证的高效接收和存储。这些方式为企业提供了多样化的选择，满足了不同企业的需求，有助于核算档案整合的顺利进行。
– 报销环节
在报销环节，合思档案可以实现发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等功能。发票自动价格分离、审批审批等功能，确保了报销的准确性和合规性；直接支付、费用类型映射等功能，提高了报销的效率。自动生成凭证并回写入账信息，进一步简化了财务流程，为核算档案整合提供了便利。
– 财务档案归档端
在财务档案的归档端，电子凭证池可以进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等操作。这些操作确保了财务档案的完整性和准确性，为核算档案整合提供了坚实的保障。
客户成功案例：核算档案整合的真实见证
合思档案已经在众多企业中得到了成功应用，为企业带来了显著的效益。
– 好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了令人瞩目的成效。减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少 80%，借阅管理耗时减少 67%，预计年减少综合成本 20 万元。通过打破数据壁垒实现数据同源，一键联查提升了工作效率；自动组装方便了审计工作，提高了审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。这些成果充分证明了合思档案在核算档案整合方面的强大能力。
– COMMUNE 幻师
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本达 5000 万元，报销效率提升了 300%。通过无纸化管理实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了 50%的人力成本，资产化深度分析档案数据满足了内审需求。这些数据表明，合思档案能够帮助企业实现核算档案整合，提升企业的管理水平和经济效益。
在当前经济环境下，企业对于财务数智化转型的需求日益迫切。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也正在为核算档案整合问题而烦恼，不妨尝试一下合思档案。现在拨打 400 – 105 – 6505，登录 www.hosecloud.com ，或者扫描二维码，即可了解合思档案和更多案例。“未来财务用合思 让有限更有效”，立即免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型之旅！
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