在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证管理已然成为企业财务领域的关键议题。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革犹如疾驰的列车，驶入了发展的快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，却如同横亘在企业面前的最后一公里障碍，亟待突破。
传统的纸质档案管理模式更是问题丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，查找纸质档案受到时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作效率。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本巨大。如COMMUNE幻师每年在档案耗材、打印、存储方面的成本就高达53323元。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规而面临困境。因此，寻找一种高效、安全、合规的会计档案存储方案，成为了企业亟待解决的问题。
合思方案：全流程打通的会计档案存储方案
面对电子凭证管理的诸多痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一会计档案存储方案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
合思档案的解决方案涵盖了电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等多个环节。同时，还具备文件传输、邮件短信、系统直联等功能，能够同步原始凭证信息至档案服务。
在数据采集方面，合思通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。在档案管理方面，智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。同时，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。在档案查询方面，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案助力企业实现流程化，通过数字化平台固化流程，提高效率。打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。在旧档和归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。
核心亮点：独特优势的会计档案存储方案
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这一会计档案存储方案包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。
在智能采集方面，利用外部生态的OCR识别、RPA技术，内部系统的EAI插件、API接口等，实现高效的数据采集。在预归档服务方面，集成服务、规则引擎、元数据服务等为档案的规范管理提供了保障。在基础管理方面，档案存储、检索、借阅、销毁等功能一应俱全。在档案服务方面，辅助审计、项目管理、统计分析等功能为企业的决策提供了有力支持。
合思档案能够对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
该会计档案存储方案支持档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块、切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。
合思档案实现了电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，从开具端到接收端，再到业务应用环节都有完善的处理机制。
企业收益：多方面提升的会计档案存储方案
企业使用合思档案这一会计档案存储方案能够获得多方面的收益。
在成本节约方面，不同企业都取得了显著的效果。一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业年总节约成本达338,910元。好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年。云海肴节省打印、存储等总体成本30万/年。
在效率提升上，众多企业得到了明显的改善。高新兴科技集团归档效率提升90%。海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%。西湖城投档案整理匹配效率提升72%，报销效率提升300%。
在合规性保障方面，合思档案确保电子原文件合规保存，满足会计电子档案管理法规。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。
在实现低碳可持续发展方面，部分企业在使用合思档案后减少了纸张使用。西湖城投无纸化改造仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。
典型场景：精准应对的会计档案存储方案
在企业电子凭证管理的典型场景中，合思档案这一会计档案存储方案都能精准应对。
在档案整理场景中，金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。合思档案可统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一标准，统一管理。
在档案查阅场景中，高新兴科技集团目前查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。合思档案支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，可快速定位所需档案。
在报销场景中，COMMUNE幻师门店报销周期长达2月，合思档案实现自动化归档和财务数据分析，上线电子会计档案管理系统，减少人力成本50%，提高效率，报销效率提升300%。
在审计场景中，在企业进行内外审计时，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅。好想你健康食品股份有限公司内外审计借助合思档案提升审计效率。
成功案例：实力见证的会计档案存储方案
众多典型客户使用合思档案这一会计档案存储方案取得了成功。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线合思电子会计档案管理系统，实现无纸化管理、去人工化、资产化。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本，年节省超30万元。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案统一存储档案，搭建业务证据链，实现数据共享、一站式查阅，银行回单无纸化。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
在电子凭证管理和会计档案存储的道路上，合思档案无疑是企业的得力助手。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也有电子凭证管理和会计档案存储的需求，不妨抓住电子凭证数字化转型机遇，选择合思档案开启财务数智化新征程。现在就拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例，还可免费试用合思档案，亲身体验这一优质的会计档案存储方案带来的便捷与高效。
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