电子档案管理助力企业差旅管控升级

在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战。集体进入低速增长阶段，利润下滑成为不少企业头疼的问题。其中，惯性思维、业财脱节、预算失控如同三大“净利润黑洞”，不断吞噬着企业的利润。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，更是现金流的重要构成部分。它就像一个隐藏的“利润杀手”，每天都在侵蚀着企业的净利润。

差旅成本不仅包括差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，还涵盖了员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。这些成本不仅直接影响财务支出和现金流储备，而且其管理流程和制度的合理性，会让成本产生超乎想象的弹性空间。2023 年企业差旅市场经历“井喷式”增长后，2024 年整体转向平稳增长，机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾依旧突出，成本压力难以有效释放。此时，有效的差旅成本管控成为企业亟待解决的关键痛点。

合思全维方案领航差旅管控

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业差旅管控带来了全新的解决方案。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。电子档案管理在其中发挥着重要作用，确保每一笔差旅费用的记录和管理都更加规范、高效。

合思还与未来财务人研究院联合发布《2024 中国企业差旅管控分析报告》。该报告基于合思平台数千家企业差旅消费数据及企业调研成果，为企业呈现出在差旅管控上的新策略、新思路，并提供了可行的解决方案。

此外，合思商城推出差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，就能获得一定金额的红包奖励。这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，让员工和企业在差旅成本控制上达成了一致目标。

同时，合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等。这确保了员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择，为企业的海外业务拓展提供了有力支持。电子档案管理则可以对这些海外差旅的费用和行程信息进行精准记录和管理。

核心功能亮点闪耀差旅管理

• AI 智驱差旅新体验
  2024 年起，合思将陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。从员工视角来看，可实现行程与住宿推荐、自动化预订服务。员工无需花费大量时间自行规划行程，在合思 AI 智能推荐助手的帮助下，就能轻松获得根据企业差标、预算和员工偏好的高效价比酒店入住和出行方案，减少了在差旅申请和预定过程中花费的时间。从企业视角而言，可进行差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析。电子档案管理结合 AI 技术，能够更精准地记录和分析差旅相关数据。

• 灵动差标弹性管控
  企业可以采取更加灵活的差旅标准调整策略。例如在旅游旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准；而在淡季或者市场价格下降时，相应降低差旅标准。这种灵活的差标管控方式，能够更好地适应市场变化，为企业节省成本。电子档案管理可以对不同时期的差标和费用支出进行详细记录，为企业的差标调整提供数据支持。

• BI 风控精准护航
  BI 差旅风控系统可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。它能实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。这有助于企业有效控制成本，快速识别、预防风险。电子档案管理在其中保障了数据的完整性和准确性，为风控系统提供了可靠的数据基础。

• 易商卡解锁线下消费
  合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工手机中可生成特制二维码，利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现线下消费的全场景覆盖，同步自动获取凭证入账归档。这解决了企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目金额占比高，且线下消费不透明、真实性难判断的问题。电子档案管理则可以对这些线下消费的凭证和数据进行有效管理和存储。

企业应用合思方案收益颇丰

• 成本节省成效显著
  首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。某连锁零售企业将差标管控下沉至区县维度后，2024 年上半年三线及以下城市酒店预订消费金额同比下降 6%。这充分显示了合思解决方案在节省成本方面的强大能力。电子档案管理对这些节省成本的数据进行详细记录，为企业的成本控制提供了有力的证据。

• 效率提升立竿见影
  员工无需花费大量时间自行规划行程，在合思 AI 智能推荐助手的帮助下，可轻松获得根据企业差标、预算和员工偏好的高效价比酒店入住和出行方案，减少了员工在差旅申请和预定过程中花费的时间。这大大提升了员工的工作效率，让员工能够将更多的精力投入到业务工作中。电子档案管理也能提高数据处理和查询的效率，让企业在差旅管理方面更加高效。

• 体验优化备受好评
  员工无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备 7 * 24 小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。这为员工提供了更加便捷、舒适的差旅体验。电子档案管理则可以让员工更方便地查询和管理自己的差旅费用和行程信息。

• 合规管理坚实保障
  通过 BI 差旅风控系统帮助企业有效控制成本，快速识别、预防风险，并通过数据驱动决策，对员工行为评估、企业业务导向上做出快速响应，确保企业资源合理分配。应用电子会计档案可降低 70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，并实现 100%管理合规。电子档案管理在合规管理方面发挥着核心作用，确保企业的差旅管理符合相关法规和制度要求。

典型场景合思方案尽显优势

• 下沉市场精细管控
  企业业务向三四线城市扩展，差旅目的地悄然变化，三四线及以下城市的差旅业务占比稳步上涨。合思可助力企业实现精细化差旅管控，如科学设置差标管控金额。通过电子档案管理，企业可以对下沉市场的差旅费用和行程数据进行详细分析，从而制定更加合理的差旅策略。

• 海外市场一站式服务
  越来越多企业将拓展海外市场作为新的增长引擎，出海业务带来国际差旅增加。合思整合全球资源，提供一站式多语言服务解决方案，满足企业国际差旅管理需求。电子档案管理可以对海外差旅的相关信息进行有效的存储和管理，方便企业进行查询和分析。

• 线下消费透明可控
  企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目金额占比高，且线下消费不透明、真实性难判断。合思易商卡可解决线下消费管控难题。电子档案管理对线下消费的凭证和数据进行管理，确保消费的真实性和合规性。

• 数电票时代无缝对接
  电子发票、纸质发票与数电票并存，企业在会计凭证管理上需建立或迭代电子会计档案管理系统。合思可帮助企业实现全链路电子会计档案管理，确保企业在数电票时代的财务管理更加规范、高效。

成功案例见证合思卓越实力

某企业员工小张通过违规方式增加差旅成本，应用合思系统后，企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。这显示了合思系统在风险防控和合规管理方面的强大能力，电子档案管理则为风险排查和数据监控提供了有力支持。

某企业自 2024 年 3 月开通合力省项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费，员工节省的越多，获得的红包金额越大。企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢局面。电子档案管理对这些节省和奖励数据进行准确记录，为企业的奖励机制提供了数据依据。

2023 年某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。这充分证明了合思解决方案在下沉市场差旅管控方面的有效性，电子档案管理为方案的制定和调整提供了数据支持。

对于企业而言，真正需要的是一个“用起来节省，管得住浪费”的平台。合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”方面可实现全场景覆盖，在“管”方面可实现全流程管控、全产业链优化、全员参与。面向未来，企业应用发展的眼光选平台，合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。

合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。企业可拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思的解决方案，添加合思小助手，加入未来财务人社群，关注合思。现在还可免费试用合思的解决方案，开启企业差旅管控的新篇章。