合思档案：数电票系统下的财务档案管理新方案

在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接暴露在新的难题之下，信息化建设的短板亟待补齐。数电票管理要求的特殊性，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都在财务档案管理中遭遇了重重困境。企业高管为纸质档案管理的高成本和低效率所困扰，不仅花费巨大，而且存储空间占用大，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，枯燥且繁复的流程耗费了大量时间。业务人员在出差、招待后的报销过程中，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程严重影响了工作效率。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这些显性成本极大地浪费了企业资源。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用，导致内部协作滞后，这是隐形成本带来的弊端。而电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，使得企业面临高合规风险，进而影响财税管理效率。

不过，别担心，合思档案携数电票系统而来，为企业解决这些难题提供了全面的解决方案。

多元方案满足多样需求

合思档案的数电票系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

领先的单套制电子会计档案管理平台具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询；档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票系统更是提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。

核心功能彰显卓越优势

合思档案的数电票系统在功能上亮点十足，从采集到管理各个方面都展现出强大的优势。
– 多源采集灵活高效
在多源采集方面，数电票系统接口互联，支持自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，系统也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。
– 智能制档精准便捷
智能制档是数电票系统的一大特色。通过规则引擎，系统能够自动组装会计档案，实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和直接地分析数据。
– 专用版式灵活存储
数电票系统采用专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
– 双检模式保障安全
系统提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

显著收益助力企业发展

使用合思档案的数电票系统，企业能够获得多方面的显著收益。
– 降本增效成效显著
数电票系统能够帮助企业显著降本增效，真正实现“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。据统计，可节约70%的纸张成本，75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达到100%。
– 全链路打通补足短板
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
– 数据价值充分挖掘
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。
– 资源重组效益最大化
实现企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。

典型场景广泛适用

合思档案的数电票系统在不同场景下都展现出了强大的适用性。
– CEO/高管场景
对于企业的CEO/高管来说，数电票系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型决胜之战助力。
– 归档员/财务场景
归档员和财务人员使用数电票系统可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
– 外部审计场景
在外部审计方面，数电票系统实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
– 实物备查场景
在实物备查场景中，数电票系统智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。服务场景涵盖打标、到单、装盒、上架，支持集团共享、批量作业，实现极简管理、低碳环保。

成功案例见证卓越实力

众多企业已经通过合思档案的数电票系统获得了显著的成效。
– 某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下。合思档案的数电票系统提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标表现良好。
– 某世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的数电票系统单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数电票系统数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数电票系统数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案的数电票系统拥有强大的功能和丰富的成功案例，能够为企业提供全方位的财务档案管理服务。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，企业可通过多种方式联系合思，开启高效财务档案管理之旅。现在就免费试用合思档案的数电票系统，让企业的财务档案管理步入数字化新时代！