在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理模式正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。企业的信息化建设亟需加快步伐，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代背景下，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而烦恼，大量的纸质档案不仅占用了宝贵的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥且繁琐，耗费了大量的时间和精力。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，也成为了日常工作中的一大困扰。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，给企业带来合规风险。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化的关键。
合思档案：一站式企业档案管理解决方案
合思档案敏锐地洞察到企业在档案管理方面的痛点，推出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。从此，他们可以告别重复低价值的工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案更是表现出色。它实现了审计不进档案室，审计过程在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：数字化发票识别引领档案管理新变革
合思档案的核心功能强大且具有创新性，其中数字化发票识别功能更是为企业档案管理带来了极大的便利。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档方面，合思档案的数字化发票识别功能发挥了重要作用。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。通过数字化发票识别，系统可以快速准确地识别发票信息，并与其他相关凭证进行关联，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加智能、高效。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅，可追溯，为企业的合规管理提供了有力保障。
在档案管理方面，合思档案具有高度的灵活性和可定制性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
实际案例：合思档案助力企业实现档案管理新突破
众多企业已经从合思档案的解决方案中受益，以下是一些实际案例。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收。利用数字化发票识别等功能，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，数据指标表现良好。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。通过数字化发票识别等技术，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包含数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。借助数字化发票识别功能，管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理问题。合思档案提供数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构。通过数字化发票识别，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了客户的高度认可。如“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”等客户心声，足以证明合思档案的实力和价值。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解合思档案。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业数字化档案管理的新时代！
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