在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的应用。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点。
纸质档案管理存在着诸多弊端。比如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案的查找受时间和空间的限制，难以实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这无疑耗费了大量的时间和精力。此外，大量纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。像COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足现代管理要求。例如高新兴科技集团，就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套完善的解决方案。
合思档案：全链无纸化解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。合思档案基于云的发票管理，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
该平台可对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，降低了企业的开发成本。这使得企业在进行基于云的发票管理时，能够更加高效、便捷地整合各方数据，实现档案管理的智能化和自动化。
核心功能：全生命周期管理亮点
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。
在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效准确地采集档案数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的档案管理奠定了坚实基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全和有序管理。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
档案制档实现了智能关联、自动组装，能够进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。档案管理做到了精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。档案利用可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这种基于云的发票管理模式，让企业的档案管理更加科学、规范、高效。
合思档案的成长历程也十分丰富。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
显著收益：降本增效合规运营
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本高达338910元。
不同企业使用合思档案都取得了显著成效。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案还助力企业实现合规经营，如中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。
典型场景：多领域应用显优势
合思档案在多个典型场景中都发挥了重要作用。
在财务档案归档场景中，合思档案基于云的发票管理可自动采集、分类和处理数据，确保信息的有序性和可追溯性。例如高新兴科技集团，通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率。
在审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。如帆书在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，方便了审计工作的开展。
在报销场景中，员工可通过线上云盘共享文档，减少纸质文件的使用，实现自动化归档和财务数据分析。如COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了无纸化管理，报销效率大幅提升。
在业财融合场景中，合思档案可打破业务、财务系统的数据孤岛，实现数据融合。如金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现了业务证据链完整，业财一体双向穿透。
客户成功案例：实践见证实力
众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装便于审计，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了人工耗时和管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了无纸化管理、去人工化和资产化，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛。搭建了业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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