在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营环境正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这一趋势如同催化剂，让企业财务档案管理领域迎来了新的挑战与机遇。在这场变革中，发票规范化管理成为了企业亟待解决的关键问题。传统的档案管理模式在新的时代背景下，暴露出诸多痛点，已经难以满足企业发展的需求。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用，这无疑增加了企业的运营成本和决策难度。财务人员则面临着档案数据量大、整理工作繁琐且耗时的困境，枯燥的重复性劳动占据了他们大量的时间和精力。业务人员在报销环节也深受纸质票据流程繁琐之苦，降低了工作效率。
传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案容易因不可抗力因素而损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了部分线上业务处理的问题，但在归档和储存环节仍然无法摆脱纸质文件的束缚，这严重影响了企业全面数字化的进程。
面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的解决方案，助力企业实现发票规范化管理。
合思档案：一站式全场景解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案为企业带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。在业务及管理流程中，实物流转与电轨运行相结合，线上一套电子数据管理，不仅保证了财务档案证据链的完整，还能将纸质原文件进行混序归档，大大提高了工作效率。
档案扩展解决方案则具有高度的灵活性，企业可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案利用可视化规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并进行完整性检测，从而保障财务合规，为发票规范化管理提供了有力支撑。
核心功能：高效管理与合规保障
合思档案具备多源采集功能，支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，还支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为发票数据的采集提供了多样化的途径。
智能制档通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，让查阅更加便捷。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保发票数据的准确性和合规性。
在档案管理方面，合思档案具备完善的权限管理功能，可进行精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护和新增创建等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，为发票档案的管理提供了有序的框架。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索功能可满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索等。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，提高了发票档案的利用效率。
成功案例：见证合思档案的卓越成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了显著的成效。业务与财务数据实现穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，企业成本大幅降低，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，有效推动了发票规范化管理。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，同时也体现了低碳环保的理念，为发票规范化管理提供了可靠保障。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，有力地促进了发票规范化管理。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用环节均存在问题。合思档案通过数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，推动了发票规范化管理的进程。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，进一步实现发票规范化管理。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，得到了海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户的高度认可和好评。企业可以放心选择合思档案，开启发票规范化管理的新征程。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您想了解更多关于合思档案助力发票规范化管理的内容，不妨免费试用一下，亲身体验合思档案的强大功能和卓越价值。
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