在当今企业财务数智化的浪潮中，电子会计档案已然成为实现企业全面数字化的关键“最后一公里”。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态等优势，为客户带来包括电子会计档案在内的全方位财务数智化服务。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化与数字化闭环管理，为企业的票据文件管理带来全新的解决方案。
数电票扩张下企业票据文件管理的新挑战
随着企业数字化转型的不断推进，数电票的扩张成为了不可忽视的趋势。根据规划，2025年要完成数电票的全覆盖，这使得企业的财务档案管理面临着全新的挑战。在政策层面，电子发票的接收已经具备了合法合规性，2016年国家肯定了电子会计档案的法律效力，2020年又肯定了电子凭证的法律效力。如今，全国36个省市区已经实现了数电票试点的全覆盖。
因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来应对。在纸电混合时代，企业在票据文件管理方面遭遇了诸多难题。对于企业高管而言，纸质档案的管理成本居高不下，不仅需要耗费大量的资金用于存储，而且占地空间大。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率。在这样的市场形势下，企业的票据文件管理信息化建设亟待加强。
企业票据文件管理的痛点剖析
- 高管之困
企业高管在票据文件管理方面面临着巨大的压力。纸质档案管理成本巨大，大量的纸张、存储设备以及人力投入使得企业的运营成本不断攀升。而且，纸质档案的储存需要占用大量的空间，这对于寸土寸金的办公场地来说是一种极大的浪费。此外，档案数据没有得到有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，使得企业无法从海量的票据文件中获取有价值的信息，从而影响了企业的战略决策。 - 财务之难
财务人员是票据文件管理的直接执行者，他们面临着繁重的工作任务。档案数据量大，整理工作需要耗费大量的时间和精力。他们需要手动逐一匹配、核对确认票据文件，工作枯燥繁复，这不仅降低了工作效率，也消磨了财务人员的工作热情。长此以往，容易导致工作失误，影响企业的财务数据准确性。 - 业务之繁
业务人员在日常工作中也深受票据文件管理之苦。出差、招待等业务活动后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。这不仅影响了业务人员的工作效率，也降低了他们的工作体验。 - 企业综合成本与风险
企业在票据文件管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出的耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙等；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重影响了企业的运营效率和经济效益。
合思档案的整体解决方案策略
合思档案针对企业在票据文件管理方面的痛点，提出了一套全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。它不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，通过与企业的深度协作，碰撞出更大的价值。
针对不同的角色，合思档案提供了差异化的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，助力决策的数智化，让企业能够从海量的票据文件中获取有价值的信息，做出更加科学的决策；为归档员/财务提高工作效率，实现数据的全流程透明流转，减少人工操作带来的失误和风险；为外部审计实现档案外审的在线化、可溯源，提高审计工作的效率和准确性。
合思档案的核心模块及功能
- 丰富的功能模块
合思档案拥有发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等功能模块，能够满足企业多样化的票据文件管理需求。 - 多源采集优势
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，具有单张PDF大文件自动切割、自定义配置Excel导入模板等优势，方便企业根据自身需求进行数据采集。 - 智能制档能力
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，不同系统的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，提高了档案管理的智能化水平。 - 高效的档案管理
在档案管理方面，合思档案有权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等，确保数据的安全性和保密性。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，满足企业个性化的管理需求。
合思档案的竞争优势凸显
- 显著的降本增效
合思档案能够实现显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统的手工归档方式，档案无需打印，节约了70%的纸张成本和75%的整理成本，同时检索效率提升了90%，大大提高了企业的运营效率和经济效益。 - 闭环全量业财系统的“连接器”
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用，前后端数据同源，流程全息贯通，有效提升了企业的管理能效。 - 广泛连接与合规管理
合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它实现了100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入。同时，它符合国家政策要求，满足电子会计档案的合规性管理，为企业的票据文件管理提供了可靠的保障。此外，它还具备灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对数电票带来的变化，满足企业接收管理数电票的需求。
合思档案的成功案例见证
- 某企业的高效变革
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案等方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，凭证总量达到14W+，大大提高了企业的管理效率。 - 集团型企业的标准化落地
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，为企业的档案管理带来了质的飞跃。 - 某企业的成本节省
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案等实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，有效提升了企业的经济效益。 - 教育集团的流程简化
某中国最大的K12民办教育集团之一在票据文件的采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案等简化了会计管理流程，提高了工作效率，为教育集团的财务管理提供了有力支持。
合思档案的优质服务体系
合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的服务网络为企业提供了坚实的保障。
合思档案提供多维度、多视角、多渠道的档案调阅服务，能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。同时，它还提供档案借阅服务，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化、一键到期催还。此外，合思档案还提供档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控服务，实现电子+实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册。
合思档案：未来可期
合思档案凭借其卓越的优势和价值，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，具备强大的技术实力和安全保障，未来将为更多企业提供优质服务。
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