在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，让企业财务档案管理直接站在了新挑战的风口浪尖。数电票管理的特殊性，对企业的信息化建设提出了更高要求，专业的“电子会计档案管理平台”成为企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必备利器。
纸电混合时代，企业各层级人员在档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、储存占地空间大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动逐一匹配核对的重复性劳动所束缚；业务人员在报销纸质票据时，也常常被繁琐的流程和漫长的时间消耗所困扰。
此外，企业在档案管理方面还存在着诸多成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本以及档案室和档案柜等存储空间的需求，让企业不堪重负；隐形成本方面，手工装册归档的大量重复性工作以及查询调阅条件的粗糙，导致数据无法得到有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏，都给企业的财务档案管理带来了潜在的危机。
即使企业在推行数字化过程中，通过OA、资金等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，无法保证档案的原生性，也难以确保企业财务档案管理的合规性和实现全面数字化。
合思档案：一站式档案管理解决方案
合思档案的出现，如同一场及时雨，为企业解决电子会计档案管理难题提供了全面而有效的解决方案。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它可以让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它能实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
核心功能：铸就合思档案独特优势
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多源采集：数据集成的智慧之匙
合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多源采集的方式，为企业的档案数据收集提供了极大的便利，确保了数据的完整性和准确性。 -
智能制档：高效关联的强大引擎
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式版式文件：存储与展示的创新之举
合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。这一功能不仅提高了档案的存储效率，还为企业提供了更加个性化的档案展示方式。 -
双模式检测：数据安全与合规的守护者
“四性检测+业务检测”双模式检测方案，是合思档案保障数据安全与合规的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
成功案例：见证合思档案卓越成效
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海量单据企业的高效变革
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。如业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。 -
集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。 -
问题企业的全面升级
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
教育集团的智慧转型
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多且数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的应用案例，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。
如果您的企业也面临着电子会计档案管理的难题，不妨抓住机遇尝试使用合思档案。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便企业就近联系。您可拨打400 – 105 – 6505咨询合思档案相关信息，也可访问网站www.hosecloud.com或通过微信公众号、微信小程序进一步了解合思档案产品。现在就点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！
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