在数字化浪潮席卷的当下，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，数电票快速扩张，收票在政策上电子发票接收合法合规，开票方面全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革在为企业带来便利的同时，也对财务档案管理提出了更高的要求，企业的信息化建设亟待加强。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大的问题，且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员不得不耗费大量时间手动整理、匹配档案数据。业务人员报销纸质票据的流程更是繁琐不堪。传统纸质档案管理存在着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；还有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰，数据存储存在线下载体，严重影响企业的全面数字化进程。
合思档案，正是在这样的时代背景下应运而生，为企业提供了一套低碳办公解决方案，助力企业突破档案管理的困境，实现数字化转型。
多元方案 适配企业多样需求
合思档案为企业提供了丰富多样的解决方案，以满足不同场景下的档案管理需求。它拥有领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，让会计档案应收尽收且合规。这不仅节省了大量的纸质资源，还提高了档案管理的效率，是一种低碳办公解决方案的典范。
档案扩展解决方案则赋予企业更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业多样化的档案管理需求，进一步推动企业的低碳办公进程。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这一方案确保了档案管理的准确性和可靠性，为企业的低碳办公解决方案提供了坚实的保障。
核心功能 彰显档案管理优势
合思档案具备一系列核心功能，这些功能使其在档案管理领域脱颖而出，为企业带来显著的优势，也是其低碳办公解决方案的重要体现。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。对于零散会计资料，它也提供了多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。这种多源采集的方式，减少了人工操作，提高了数据采集的效率，符合低碳办公的理念。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这一功能大大提高了档案管理的智能化水平，降低了人力成本，是低碳办公解决方案的重要组成部分。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化。这不仅降低了企业档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强。这种创新的文件存储方式，减少了存储空间的占用，符合低碳办公的要求。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。这一检测方案确保了档案管理的质量，为企业的低碳办公解决方案提供了可靠的支持。
成功案例 见证实际应用成效
众多不同类型的企业已经通过使用合思档案，获得了显著的成效，充分证明了合思档案低碳办公解决方案的可行性和有效性。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达 350 亿次、单据与单据关联次数达 800 亿次。这些数据表明，合思档案帮助企业提高了工作效率，降低了成本，实现了低碳办公的目标。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，电子会计档案占比大幅提高。这一案例充分展示了合思档案在大型企业中的应用价值，为企业提供了切实可行的低碳办公解决方案。
某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，大幅节省了成本。通过合思档案的应用，该企业成功实现了档案管理的数字化转型，践行了低碳办公的理念。
中国最大的 K12 民办教育集团之一在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这一案例表明，合思档案能够适应不同行业的需求，为企业提供个性化的低碳办公解决方案。
合思档案已经获得了众多知名企业的认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等。这些企业使用后均取得了显著的成效，充分证明了合思档案的可靠性和实用性。
合思档案提供多维度、多视角、多渠道的档案调阅方式，满足企业不同人员的档案查阅需求，如财务人员、业务人员、审计人员和管理人员等。在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息，方便企业与合思取得联系。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款领先的档案管理产品，能够为企业提供全面的低碳办公解决方案，助力企业实现数字化转型和降本增效。如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨现在就点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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