在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。企业在推进数字化进程时，虽通过 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理难题，但在归档和储存环节，依旧面临纸质文件储存及数据存储线下载体的困境。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。今天，我们就来深入了解一下合思旗下的法规遵循工具——合思档案。
市场形势：数字化浪潮下的档案管理新挑战
随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，由于数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
从政策层面来看，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但同时也需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。这意味着企业在档案管理方面，不仅要跟上数字化的步伐，更要确保档案管理的合规性。法规遵循工具在这样的市场形势下，显得尤为重要。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
企业在传统档案管理中，面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策过程中，缺乏准确的数据支持，影响了企业的发展战略。
财务人员则被大量的档案数据所困扰。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费了大量的时间和精力。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的情况下，企业急需一款法规遵循工具来解决这些问题。
解决方案整体策略概述：合思档案的一站式解决之道
合思档案作为一款专业的法规遵循工具，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它为 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的解决方案，携手企业碰撞出协作的价值。通过合思档案，企业可以实现档案管理的数字化、自动化和合规化，有效降低管理成本，提高工作效率。
核心模块：强大功能打造高效档案管理体系
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智能采集：数据获取的智慧之选
合思档案的智能采集模块，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。作为法规遵循工具，智能采集模块确保了数据获取的准确性和合规性。 -
智能制档：数据整合的高效引擎
会计档案关联规则可视化配置是智能制档模块的一大亮点。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，该模块提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为企业的档案管理提供了坚实的法规遵循保障。 -
档案管理：权限控制与分类的灵活之选
合思档案的档案管理模块支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它还支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架；系统规范预置档号，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。通过这些功能，企业可以实现对档案的精细化管理，确保法规遵循。 -
档案应用：数据利用的便捷通道
在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，档案借阅服务线上化、透明化。作为法规遵循工具，它让企业能够更加便捷地利用档案数据，同时确保数据的合规使用。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思档案作为一款优秀的法规遵循工具，具有诸多独特优势。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地应对数电票管理要求的特殊性。其可灵活扩展的业务模型，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
此外，合思档案提供创造性的财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为企业的法规遵循提供了有力支持。
成功案例：真实见证合思档案的实力
某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案作为法规遵循工具，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理为试点打下基础，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。这些成功案例充分证明了合思档案作为法规遵循工具的强大实力。
服务体系：贴心服务助力企业发展
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。作为法规遵循工具，合思档案的优质服务体系为企业提供了全方位的保障。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、全面的功能、丰富的成功案例和优质的服务体系，能够为企业提供专业、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想体验合思档案这款法规遵循工具带来的便利，欢迎随时与合思取得联系。您可以拨打 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。现在就可以免费试用合思档案，开启电子会计档案管理的新征程。
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