合思档案：破解企业档案管理难题，助力税务合规检查

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理面临着诸多挑战。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用而烦恼。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动匹配、核对确认的过程枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在处理出差、招待报销时，纸质票据留存和上交的繁琐流程也耗费了大量时间。

此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本，包括手工装册归档的重复性工作和查询调阅条件的粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏等问题。这些痛点不仅影响了企业的运营效率，还可能在税务合规检查中带来潜在风险。合思档案解决方案的出现，为企业解决这些难题提供了有效途径。

合思档案解决方案概述：满足多元场景需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案具有显著优势，实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业拓展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，有力保障了财务合规，为税务合规检查提供了坚实的数据基础。

合思档案核心功能亮点：彰显强大优势

• 多源采集：无缝集成数据
  合思档案的多源采集功能实现了接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，确保企业能够全面、准确地收集档案数据，为税务合规检查提供充足的数据支持。

• 智能制档：自动关联匹配
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。这不仅提高了档案整理的效率，还保证了数据的准确性和关联性，有助于在税务合规检查中快速提供完整的财务信息。

• 档案管理：精准权限管控
  档案管理功能支持权限管理，能够进行精准管控。企业可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，还可以进行水印权限管理范围自定义。这种精细的权限管理确保了档案数据的安全性和保密性，符合税务合规检查对数据安全的要求。

• 档案应用：多维检索查询
  档案应用功能实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在税务合规检查中，企业可以通过该功能快速准确地查找所需档案数据，提高检查效率。

合思档案用户收益：实现多方价值提升

• 降本增效：节约成本提升效率
  使用合思档案能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。企业可以彻底告别传统手工归档，不再打印档案，从而节约纸张成本和整理成本。同时，检索效率得到大幅提升，管理合规性也得到保障，在税务合规检查中能够更加从容应对。

• 闭环连接：补足信息化空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务信息更加流畅，数据更加准确，为税务合规检查提供了更加完整和准确的信息。

• 数据活化：实现数据价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用。企业可以通过分析档案数据，为决策提供有力支持，同时也有助于在税务合规检查中更好地解释财务数据和业务情况。

• 资源重组：提升企业效益
  通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。这不仅有助于企业提高运营效率，还能在税务合规检查中展示企业良好的管理水平。

合思档案典型场景：展现广泛适用性

• 数电票时代：全流程自动化管理
  在数电票时代，合思档案提供了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。在税务合规检查中，这种全流程自动化管理能够确保数电票的合规处理，减少税务风险。

• 纸电混合阶段：实物档案创新管理
  在纸电混合阶段，合思档案的实物备查功能智能区分纸电标识，实现了线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。这有助于企业在税务合规检查中准确管理和提供实物档案信息。

• 集团型企业：标准化档案管理
  对于集团型企业，合思档案可实现共享中心统建，推动集团型企业档案管理标准化落地。它解决了档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。在税务合规检查中，标准化的档案管理能够提高集团企业的税务合规性。

• 多系统运行企业：数据互联全生命周期管理
  对于多系统运行的企业，合思档案能实现多系统数据互联，进行档案数据全生命周期管理。它解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。在税务合规检查中，全生命周期的档案管理能够确保数据的完整性和合规性。

合思档案客户成功案例：见证卓越成效

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案帮助海亮教育在扩大业务规模的同时，提高了运营效率，也为税务合规检查提供了更高效的档案管理支持。

徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在税务合规检查中，这种高效的档案管理模式能够快速提供所需数据，降低税务风险。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。这也为税务合规检查提供了可靠的保障。

某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。在税务合规检查中，该企业能够更加高效地提供准确的财务档案信息。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。如果您想解决企业档案管理难题，提升税务合规性，欢迎联系我们，免费试用合思档案的优质服务。