在当今竞争激烈的商业环境中，企业的费用管理与差旅安排犹如一场精密的棋局，每一步都关乎着企业的成本与效益。自 2022 年底疫情退潮后，企业差旅业务迎来了新的变化。2023 年 1 – 7 月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。尽管订单量大幅上升，但机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格也随之明显上涨，而且交易总量仍未达到疫情前 2019 年的峰值水平。
在这样的背景下，企业面临着两难的困境。一方面，为了拓展业务，差旅活动必不可少；另一方面，商务消费价格和成本的上升，让企业在成本控制上倍感压力，降本增效成为企业亟待解决的问题。
在效率层面，企业也面临着诸多难题。差旅订票、发票、单据处理是最突出的问题，尤其是发票的获取、核对和处理，成为管控的最大痛点。而且，订单超标趋势愈加明显，传统的“事后控制”策略已难以满足企业的需求，亟需转向“事前或事中”的前置管控，而费用预算监控在其中起着至关重要的作用。
合思，作为企业费控及差旅管理领域的专业解决方案提供商，凭借其先进的技术和丰富的经验，能够为企业解决这些棘手的问题。下面，我们通过一个典型案例，深入了解合思是如何助力企业实现高效的费用预算监控和差旅管理的。
高端制造企业的费控困局
有这样一家高端制造领域的上市公司，企业规模庞大，拥有 3000 + 员工和 10 + 子公司。随着企业的不断发展，在费控和差旅管理方面，他们遇到了一系列的难题。
员工报销体验感极差，报销流程漫长。多系统操作让员工手忙脚乱，而且不支持移动端，这对于经常出差在外的员工来说极为不便。更糟糕的是，员工需要个人垫资，还要进行纸质借款申请，报销时效长达 2 个月，这使得员工的资金压力增大，工作积极性也受到影响。
财务部门同样苦不堪言。大量的低价值工作占据了他们的时间，手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦等问题，让财务人员疲惫不堪。这些繁琐的工作不仅效率低下，还容易出现错误，影响财务数据的准确性。
而企业老板也面临着决策难题。由于无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析，导致费用居高不下，管理决策缺乏可靠的数据基础。在这种情况下，企业的费用预算监控形同虚设，无法有效地控制成本。
合思定制化解决方案
面对该企业的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，其中费用预算监控贯穿始终。这套方案主要使用了合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，并充分发挥了其核心功能。
预算预占用功能，能够在费用发生前对预算进行预先占用，实现事前的费用预算监控，确保每一笔费用都在预算范围内。费用标准校验和差标校验功能，会对每一笔费用进行严格审核，一旦超出标准，系统会及时提醒，有效避免了费用超标问题。行程重叠校验功能则可以防止员工重复报销，进一步加强了费用预算监控。
订单占预算功能，让每一笔订单都与预算紧密关联，实时监控预算的使用情况。对账结算中心、统一结算和统一开票功能，简化了财务结算流程，提高了工作效率。自动生成凭证功能，减少了财务人员的手工操作，降低了错误率。合思 BI·差旅分析功能，通过对差旅数据的深入分析，为企业提供了详细的费用报告和决策依据，实现了对费用预算的动态监控。
对于员工来说，合思提供了便捷的移动端申请方式，即使在偏远地区也能轻松操作。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，下沉市场也能买到车票、酒店等，长期出差也不用担心借款、报销问题，大大提升了员工的报销体验。
对于财务人员来说，月底只需进行 1 次对账，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部系统完成，节省了大量时间和精力，让财务人员能够将更多的时间投入到更有价值的工作中。
显著成效与客户认可
合思的解决方案为该企业带来了显著的成效。通过有效的费用预算监控，员工报销效率提升了 300%，大大缩短了报销周期，员工的资金压力得到缓解，工作积极性明显提高。
财务人力成本降低了 50%，财务人员从繁琐的低价值工作中解脱出来，能够更加专注于财务分析和决策支持。企业的费用得到了有效控制，费用预算监控发挥了重要作用，老板也能够实时掌握业务数据，为管理决策提供了有力的支持。
该企业对与合思的合作给予了高度评价：“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，合思可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’。”
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案具有多方面的优势。它通过先进的技术和完善的功能，实现了对企业费用预算的全面监控，从预算的制定、执行到分析，形成了一个闭环管理体系。同时，合思注重用户体验，为员工和财务人员提供了便捷、高效的操作平台，提高了工作效率和满意度。
在当前经济环境下，降本增效是企业经营永恒的命题。通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，企业才能提高组织内各职能的活力和免疫力。随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。
合思将不断创新和优化解决方案，为企业提供更加优质的服务。我们呼吁更多的企业选择合思，加入到数字化费控和差旅管理的行列中来。现在，企业可以免费在线体验合思的产品，拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，开启免费试用，让合思助力您的企业实现高效的费用预算监控和差旅管理。
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