在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态迈入全新阶段，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。在这一变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其卓越的技术和丰富的经验，推出了合思档案管理平台。该平台犹如一把金钥匙，为众多企业解决了财务档案管理的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案带来的巨大变革。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展，已成为红枣行业的领军企业。2011年，它成功在深交所中小板上市，开启了企业发展的新篇章。如今，好想你拥有高达154.21亿元的品牌价值，员工数量超过1000人，全国门店数量达到400多家，18家归档主体，零售网点多达2万余个，年凭证数更是高达3.6万余份。
然而，在辉煌成就的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着诸多棘手的问题。
首先，在档案归档环节，工作人员需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。每一张凭证都需要仔细核对，确保数据的准确性和完整性。这一过程不仅繁琐，而且容易出错，极大地影响了工作效率。而且，即使工作人员小心谨慎，档案遗失的情况也难以完全避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力。
其次，纸质档案的查找速度极慢，无法实现实时调阅。在企业的日常运营中，经常需要查阅各种财务档案。然而，传统的纸质档案管理方式使得查找工作变得异常困难。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找，往往花费了大量的时间却仍然无法找到所需的档案。这不仅影响了工作效率，还可能导致企业在决策时因为缺乏及时的财务信息而错失良机。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本巨大。为了存放这些纸质档案，企业需要租赁专门的库房，并配备专业的档案管理人员。这些库房需要保持适宜的温度和湿度，以防止档案受潮、发霉。同时，档案管理人员需要定期对档案进行整理和维护，确保档案的安全和完整。这些都需要企业投入大量的资金和人力。
最后，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。随着信息技术的不断发展，电子文件的数量越来越多。这些电子文件具有易复制、易传播、易篡改等特点，对数据的安全性和完整性提出了更高的要求。而传统的纸质档案管理方式无法有效地应对这些挑战，容易导致数据泄露和丢失。
合思档案的综合财务解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，提供了一套针对性的综合财务解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个平台上，财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的财务信息。无论是凭证、报表还是其他相关数据，都可以在瞬间呈现在工作人员的面前。这一功能不仅大大提高了工作效率，还使得财务人员能够更加及时、准确地掌握企业的财务状况。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找所需的信息，这不仅耗时耗力，而且容易出错。而合思档案管理平台通过数据同源的方式，将所有的财务数据整合在一起，实现了信息的实时共享和互通。财务人员只需要在平台上输入关键词，就可以快速找到所需的信息，大大提高了工作效率。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台还实现了档案的自动组装，为内外审计工作提供了极大的便利。在传统的审计工作中，审计人员需要花费大量的时间和精力去收集和整理审计资料。而合思档案管理平台通过自动组装的方式，将所有的档案数据按照审计要求进行整理和分类，为审计人员提供了一份完整、准确的审计资料。
在审计过程中，合思档案管理平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效进行。审计人员可以通过平台快速查阅所需的档案数据，进行数据分析和比对。同时，平台还提供了审计报告生成功能，审计人员可以根据审计结果自动生成审计报告，大大提高了审计工作的效率和质量。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都配有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速获取该档案的详细信息，包括档案的名称、编号、存放位置等。同时，在虚拟档案库房中，工作人员可以通过电子地图的方式快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理往往是一个难题。由于档案数量众多，存放位置分散，工作人员很难快速找到所需的实物档案。而合思档案管理平台通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物档案的数字化管理。工作人员只需要在平台上输入档案的相关信息，就可以快速找到所需的实物档案，大大提高了档案管理的效率和准确性。
好想你实施合思档案的显著成效
通过实施合思档案的综合财务解决方案，好想你取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以前，财务人员需要花费大量的时间在档案归档和查找工作上。而现在，通过合思档案管理平台的自动化处理和一键联查功能，财务人员的工作效率得到了极大的提高。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案管理平台实现了档案数据的实时共享和互通，总部可以及时获取各部门的财务档案信息。这不仅减少了档案传递的时间，还提高了数据的准确性和及时性。总部可以根据这些实时的财务信息，及时做出决策，提高企业的运营效率。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。通过合思档案管理平台的借阅管理功能，工作人员可以在线申请借阅档案，系统会自动审批并提供借阅权限。同时，平台还可以实时跟踪档案的借阅情况，提醒借阅人员及时归还档案。这一功能大大提高了借阅管理的效率，减少了人工干预。
在综合成本方面，预计每年可减少20万元。通过减少纸质档案的管理成本、提高工作效率和降低人工成本等方式，合思档案管理平台为好想你带来了显著的经济效益。这些节省下来的成本可以用于企业的其他发展领域，进一步提升企业的竞争力。
合思档案助力更多企业财务数智化转型
从好想你案例可以看出，合思档案在解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效方面成效显著。合思档案管理平台作为一套全面的综合财务解决方案，为企业提供了高效、便捷、安全的财务档案管理方式。它不仅解决了企业在财务档案管理方面的难题，还为企业的数字化转型提供了有力的支持。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务。合思将加大在技术研发方面的投入，不断引入新的技术和理念，提升合思档案管理平台的性能和功能。同时，合思还将加强与客户的沟通和合作，深入了解客户的需求和痛点，为客户提供更加个性化、专业化的综合财务解决方案。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其带来的便捷和高效，让有限资源发挥更有效的作用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
