在当今企业数字化转型的时代浪潮中,纸质档案数字化已成为企业实现全面数字化的关键一环。北京合思信息技术有限公司推出的合思档案,作为领先的单套制电子会计档案管理平台,正为企业解决档案管理的诸多难题,引领纸质档案数字化的新趋势。
合思档案:纸质档案数字化的理想之选
合思档案是一款专门为企事业单位打造的电子会计档案管理平台,专注于财务数智化服务。它能让电子会计档案实现全流程的合规化、自动化与数字化闭环管理。
其具备便捷调阅不打印的特性,无需再像传统方式那样打印纸质档案来查阅,大大节省了时间和资源。同时,混序归集免组装的优势突出,无需繁琐的组装流程,就能完成档案归集。
这些特点有效解决了企业在档案管理方面内外交困的问题。从成本角度看,节约了纸张和整理成本。在效率层面,提升了检索效率,让查找档案变得轻而易举。而且在合规性上,保障了档案管理的合规性,让企业无需担忧档案管理的合规风险。
核心功能:纸质档案数字化的全方位支持
合思档案拥有丰富多样的功能模块。涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等多个方面,满足企业在不同财务环节的档案管理需求。
此外,还提供了一系列针对性的解决方案。大数据解决方案助力企业从海量数据中挖掘有价值信息;档案扩展解决方案让档案管理能适应企业多样化需求;证据链完整性解决方案保障企业财务业务证据的完整;共享调阅解决方案方便企业内部各部门之间的档案共享;数电票解决方案紧跟时代步伐,应对数电票带来的挑战;实物备查解决方案兼顾了电子档案与实物档案的关联管理。
在电子会计档案全生命周期管理方面,功能十分强大。智能采集能够多渠道收集档案数据,预归档服务提前为档案正式归档做好准备,基础管理保障档案的日常有序维护,档案服务则方便企业对档案进行利用。同时,还能进行统计分析和应用,例如辅助审计工作,为企业财务管理提供决策依据。
其多源采集方式灵活,既支持接口互联自主采集,与各类系统无缝对接获取数据,又支持手动采集自主补录,满足特殊情况下的数据收集需求。智能制档更是高效准确,能实现电子凭证数据自动匹配组装,还能进行“四性检测 + 业务检测”,确保档案的准确性和合规性。档案管理上,有权限管理保障数据安全,能灵活扩展档案目录以适应企业发展变化,系统规范预置档号让档案编号更加科学合理。
优势凸显:纸质档案数字化的革新力量
与传统档案管理方式相比,合思档案在纸质档案数字化方面优势显著。传统档案管理有着诸多弊端。高显性成本方面,纸质凭证输出耗材成本高,企业需要不断购买纸张、油墨等耗材;存储空间需求大,需要专门的仓库来存放大量纸质档案。
高隐形成本也不容忽视,手工装册归档重复性工作量大,员工需要花费大量时间在繁琐的装册工作上;查询调阅效率低,查找一份档案可能需要耗费大量人力和时间。高合规风险方面,电子会计凭证管理不善容易导致数据丢失或错误;纸质档案易损坏,如遇火灾、水灾等灾害可能导致档案毁于一旦。
而合思档案具有广泛连接的能力,能连接各类异构业财系统,打破不同系统之间的数据壁垒,让数据流通更加顺畅。可实现 100%自动归档,减少人工介入,降低了人为错误的可能性,提高了归档效率。符合国家政策要求,保障档案合规,让企业在纸质档案数字化过程中无需担心政策风险。还具备灵活承接、持续迭代的能力,能及时应对数电票等变化,始终保持与时代发展同步。
应用见证:纸质档案数字化的成功范例
众多企业已经通过合思档案在纸质档案数字化方面取得了显著成效。
有年单据量达 2.6 亿的企业,此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的困境。引入合思档案后,实现了业财一体,让业务系统与财务系统更好融合;管理自动化,减少了人工操作的繁琐;流程精简,优化了档案管理的流程;降本增效,节省了大量的人力和物力成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,原本档案管理流程复杂,凭证附件标准和管理制度不统一。使用合思档案后,实现了标准化落地,让档案管理有了统一的标准;电子会计档案合规,满足了国家相关政策要求;低碳环保,减少了纸质档案的使用。
某企业借助合思档案打破了数据孤岛,以往不同部门、不同系统之间的数据难以共享。现在实现了统一储存,让所有档案数据集中存放;业务证据链完整,保障了财务业务的真实性和完整性;数据共享,方便各部门之间的协作;全生命周期管理,对档案从产生到销毁进行全程管理,节省了大量成本。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业,曾经面临低效的档案管理现状。通过合思档案,形成了多向、网状管理结构,各部门之间档案管理联系更加紧密,提高了工作效率,让档案管理不再是企业的负担。
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势,为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速,纸质档案数字化的需求也日益增长。合思档案将持续迭代升级,助力更多企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型,在企业数字化建设中发挥越来越重要的作用。