在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。合思档案作为其重要产品，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，能有效助力企业解决档案管理难题，同时也为差旅报销优化提供了有力支持。
数电票时代：企业档案管理新挑战
2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临新的挑战。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业的信息化建设亟待加强。与此同时，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存并形成电子会计档案。2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2023 年 4 月 28 日，九部委联合发布财会[2023]7 号《关于联合开展电子会计凭证会计数据标准深化试点工作的通知》，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。在这样的大环境下，企业的差旅报销优化也需要紧跟档案管理数字化的步伐。
企业档案管理痛点剖析
企业在档案管理方面存在诸多痛点，这些痛点也间接影响着差旅报销优化的进程。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在差旅费用的整体管控和分析上存在困难，无法精准把握差旅成本的投入产出。
财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。在差旅报销环节，财务人员需要对大量的报销票据进行审核和归档，这种低效的工作方式严重影响了差旅报销的效率。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，也容易导致票据丢失或损坏，影响差旅报销的顺利进行。此外，企业还面临着高合规风险，财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等问题，这些都对差旅报销的合规性和准确性提出了挑战。
合思档案：全面解决企业档案管理难题
合思档案以其领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，携手企业碰撞出协作的价值。它助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为差旅报销优化提供了坚实的基础。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，也是差旅报销优化的重要保障。
合思档案核心模块解析
- 单套制解决方案：便捷管理差旅档案
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。在差旅报销方面，员工的差旅票据、报销单据等都可以通过电子形式进行管理，财务人员可以随时便捷调阅，无需打印纸质文件，大大提高了差旅报销的效率。 - 档案扩展解决方案：灵活定制差旅档案管理
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。对于差旅报销，企业可以根据自身需求自定义差旅费用的分类和管理方式，实现差旅档案的个性化管理。 - 证据链完整性解决方案：保障差旅报销合规
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。在差旅报销中，该方案可以确保每一笔差旅费用都有完整的证据链支持，避免出现合规风险。 - 数电票解决方案：实现差旅报销自动化
数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。对于差旅报销，员工可以通过多种渠道获取数电票，系统自动完成验签、解析和填报，财务人员只需进行审核和入账，大大提高了差旅报销的自动化程度。
合思档案竞争优势突显
合思档案为企业解决内外交困的档案管理问题，在差旅报销优化方面也具有显著优势。它能够为企业节约 70%的纸张成本，75%的整理成本，提升 90%的检索效率，确保 100%的管理合规性。在差旅报销中，纸张成本的节约意味着企业可以减少打印和存储差旅票据的费用，整理成本的降低则提高了财务人员处理差旅报销的效率，检索效率的提升使得企业能够快速查询和分析差旅费用数据，管理合规性的保障则确保了差旅报销的合法性和准确性。
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，适应数电票管理要求的特殊性。在差旅报销中，该工具包可以确保企业准确获取和处理数电票，提高差旅报销的准确性和效率。
合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在差旅报销方面，它可以与企业的费控系统、资金系统等进行连接，实现差旅费用的全面管理和控制。
合思档案拥有强大的规则匹配能力，100%自动归档，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。在差旅报销中，系统可以自动将差旅票据和报销单据进行匹配和归档，减少了财务人员的手动操作，提高了差旅报销的效率和准确性。
合思档案成功案例展示
- 年单据量 2.6 亿企业：差旅报销优化典范
某企业年单据量达 2.6 亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力，差旅报销流程也十分繁琐。采用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升。在差旅报销方面，员工的报销流程更加便捷，财务人员的审核效率大幅提高，企业的差旅成本得到了有效控制。 - 集团型企业：差旅报销标准化落地
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一，差旅报销的标准和流程也存在差异。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。在差旅报销方面，企业统一了差旅报销的标准和流程，提高了报销的效率和准确性。 - 某企业：差旅报销数据集成与利用
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，差旅费用数据难以整合和分析。合思档案数据集成、业务检测和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整等成效，预估节省总成本 30W +/年。在差旅报销方面，企业可以通过合思档案系统对差旅费用数据进行全面整合和分析，为企业的差旅政策制定提供有力支持。 - 某 K12 民办教育集团：差旅报销流程简化
某 K12 民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用方面存在问题，差旅报销流程也较为繁琐。合思档案单套制管理方案简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。在差旅报销方面，员工可以通过系统快速提交报销申请，财务人员可以实时查询和审核报销信息，大大提高了差旅报销的效率。
合思服务体系：全方位保障企业需求
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思的地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com。此外，合思还有微信公众号和微信小程序，可通过二维码添加关注。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业更好享受数字化转型带来的降本增效，为企业的差旅报销优化提供全方位的服务保障。
合思档案在助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营方面具有显著优势。它实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，满足企业不同阶段的档案管理需求，也为差旅报销优化提供了有力支持。合思档案拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，保障了产品的质量和安全性。众多客户对合思档案给予高度评价，如“海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。”
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