在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。企业在这个数字化转型的大趋势下，对财务数智化的需求日益迫切。合思，作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其精心打造的合思电子会计档案系统，为众多企业破解了财务档案管理的困局。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思电子会计档案系统是如何助力企业实现降本增效的。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，不断发展壮大，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。
首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。每一张单据都要仔细核对，确保与相关的业务信息准确匹配。即便如此，仍难以完全避免档案遗失的情况发生。这不仅影响了工作效率，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案的查找犹如大海捞针，需要耗费大量的时间和精力。当企业需要查阅某一份档案时，工作人员往往要在堆积如山的档案资料中苦苦搜寻，无法实现实时调阅。在快节奏的商业环境中，这种低效率的查找方式无疑会影响企业的决策速度和运营效率。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不投入资金租赁专门的档案室，并配备专人进行管理。同时，纸质档案的保存和维护也需要一定的成本，如纸张、装订材料、防潮防虫设备等。这些成本的累积，给企业带来了不小的经济负担。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在一定的局限性。随着监管要求的不断提高，企业需要确保财务档案的完整性和安全性，以满足管理要求。然而，传统的纸质档案管理方式难以保证数据的长期保存和安全使用，给企业带来了合规风险。
合思电子会计档案系统的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思电子会计档案系统提供了一系列行之有效的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思电子会计档案系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过该系统一键联查相关的财务数据，无需在不同的系统或文件中来回切换。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在多个系统中查找相关数据，然后进行手动核对和整理。这种方式不仅繁琐，而且容易出错。而合思电子会计档案系统将所有的财务数据整合到一个平台上，财务人员只需输入关键词或条件，即可快速找到所需的数据。同时，系统还提供了数据关联功能，财务人员可以通过一份档案快速联查到与之相关的其他档案，大大提高了工作效率。
- 自动组装审计便捷高效
合思电子会计档案系统实现了自动组装功能，能够将相关的财务数据自动组装成完整的档案。在内外审计过程中，审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的纸质档案，然后进行逐一核对和分析。这种方式不仅耗时耗力，而且容易出现遗漏和错误。而合思电子会计档案系统可以自动生成审计所需的报表和数据，审计人员只需在系统中进行查询和分析即可。同时，系统还提供了审计轨迹记录功能，审计人员可以随时查看审计过程中的操作记录，确保审计的公正性和透明度。
- 实物高效管理精准定位
合思电子会计档案系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理和查找是一个难题。由于档案数量众多，存储位置复杂，工作人员往往需要花费大量的时间和精力去寻找实物档案。而合思电子会计档案系统通过为每一份实物档案贴上二维码，并将其信息录入系统，实现了实物档案的数字化管理。查阅者只需在系统中输入相关信息，即可快速找到实物档案的存储位置。同时，系统还提供了借阅管理功能，工作人员可以实时掌握实物档案的借阅情况，确保档案的安全和完整。
显著成效见证合思实力
通过采用合思电子会计档案系统，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案归档和查找工作，现在通过系统的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。系统实现了财务数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的财务信息，无需等待纸质档案的传递。这不仅提高了工作效率，还加强了总部对各部门的财务管理和监督。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅档案，无需到档案室进行现场查找。同时，系统还提供了借阅审批和归还提醒功能，确保档案的借阅流程规范有序。
在综合成本方面，预计每年可减少20万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，企业的财务档案管理成本得到了有效控制。
合思引领财务档案管理新趋势
合思电子会计档案系统凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思电子会计档案系统。现在，您还可以免费试用合思电子会计档案系统，亲身感受其带来的高效和便捷。让合思电子会计档案系统，为您的企业财务管理注入新的活力。
