在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，这家拥有约2400名员工、8家子公司、全国30多个办事处以及在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的大型企业，在财务数字化方面却面临着诸多挑战。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，复杂的组织架构和广泛的业务布局，使得其在差旅活动优化以及财务数字化转型方面的需求愈发迫切。
痛点剖析：传统模式下的差旅困局
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自研系统整合难题
动力源早在2011年就开启了漫长的系统自研之旅，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但理想很丰满，现实很骨感。虽然投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统之间壁垒森严。员工在提交申请单时，需要在各个系统间来回切换，操作繁琐。而财务人员在处理报销数据时，还需手工录入系统，发票验真、查重也只能靠人工操作，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，严重影响了财务工作的效率和准确性。 -
系统割裂与数据分散
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化，差旅活动优化更是无从谈起。 -
业务复杂与报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，例如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂性。 -
组织架构与流程差异
随着公司组织架构迅速扩展到全国，各地区的管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。而且出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证，给差旅活动优化带来了极大的阻碍。
合思方案：精准破局的差旅优化之道
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系统集成：搭建数据共享桥梁
合思深知系统集成对于动力源的重要性。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的数据壁垒，为差旅活动优化提供了坚实的数据基础。 -
无需报销：重塑商旅出行体验
合思推出的无需报销模式，彻底颠覆了传统的商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。而且消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务人员则可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大提高了财务工作的效率。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，展现出了强大的系统连接能力。这种技术支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据也能跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为差旅活动优化提供了有力的技术支持。
实施步骤：稳步推进的差旅优化之旅
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系统对接：开启数据同步之旅
首先，合思团队进行了系统集成的对接工作。他们确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控系统的数据能够顺利同步，实现了基础数据和业务数据的共享。这一步骤为后续的差旅活动优化奠定了坚实的基础。 -
流程改造：引导规范消费行为
在商旅出行流程改造方面，合思逐步引导员工使用合思商城进行因公消费。通过规范消费流程，确保每一笔消费都符合申请单和差标要求。这不仅提高了消费的合规性，也为差旅活动优化提供了有力的保障。 -
数据监控：实时保障系统运行
为了确保系统的稳定运行和数据的准确流转，合思建立了数据监控机制。通过实时跟踪系统运行情况和数据流转情况，能够及时发现并解决可能出现的问题。这一举措为差旅活动优化提供了可靠的保障。
显著成果：差旅优化带来的多维度效益
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操作革新：提升整体效率
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%，差旅活动优化的效果显著。 -
员工体验：简化流程提升幸福
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。而且员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。 -
财务优化：合规统一释放精力
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作。 -
管理升级：全程管控实时决策
在管理层面，合思的解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为差旅活动优化提供了有力的决策支持。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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