在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板上市，成为行业内的佼佼者。其业务广泛涵盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品在国家重点建设项目中广泛应用，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此卓越的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。2011年，动力源便毅然开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂繁琐，系统之间的壁垒高耸，与预期的转型效果存在较大差距。在差旅活动监控等方面，更是面临着诸多痛点亟待解决。
痛点剖析：动力源财务数字化转型前的困境
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操作体验不佳合规难题凸显
在动力源财务数字化转型之前，员工的申请单需要在多个系统之间频繁切换提交，操作体验极差。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重工作也只能依靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，不仅效率低下，而且合规性难以保证。在差旅活动监控方面，由于缺乏有效的系统支持，无法对员工的差旅费用进行实时监控和管理，容易出现费用超标的情况。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整。在差旅活动监控上，由于数据的分散和滞后，无法及时发现异常的差旅行为，给企业带来了潜在的风险。 -
业务复杂报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的报销模式增加了财务工作的难度，也给差旅活动监控带来了挑战，难以对不同支付方式的费用进行统一管理和监控。 -
组织架构庞大流程繁复不一
随着公司的发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在差旅活动监控方面，由于组织架构和流程的复杂性，无法对各个环节进行有效的监控和管理，容易出现漏洞和风险。
解决方案：合思为动力源量身定制财务数字化方案
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系统集成：打破数据壁垒实现信息互通
合思为动力源提供了全面的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的准确性和实时性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据之间的壁垒，为差旅活动监控提供了全面、准确的数据支持。 -
产品应用：无需报销模式提升员工体验
合思的无需报销模式为动力源的员工带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅提升了员工的幸福感，也大大提高了财务工作的效率，为差旅活动监控提供了便捷的手段。 -
系统连接：强大接口能力加速业务处理
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这使得差旅活动监控更加及时、准确，能够及时发现和处理异常情况。
实施过程：稳步推进财务数字化转型
合思与动力源开展财务数字化合作后，逐步推进系统集成和产品应用的实施。首先进行数据同步工作，确保各个系统之间的数据准确、一致。然后搭建流程，根据动力源的业务需求和管理模式，优化报销流程和审批流程。在实施过程中，合思的专业团队与动力源密切配合，及时解决遇到的问题，确保项目的顺利推进。虽然资料中未详细提及具体步骤，但可以看出双方的合作是有条不紊、循序渐进的，为差旅活动监控的有效实施奠定了坚实的基础。
显著成果：动力源财务数字化转型成效斐然
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操作体验革新效率大幅提升
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在差旅活动监控方面，员工的差旅费用可以实时监控和管理，减少了费用超标的情况，提高了差旅费用的使用效率。 -
成本节约人力压力减轻
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。在差旅活动监控方面，也减少了人工监控的工作量，提高了监控的准确性和效率。 -
员工体验优化流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的满意度，也有助于企业吸引和留住人才。在差旅活动监控方面，员工的差旅行为更加规范，费用更加透明，便于企业进行有效的管理和监控。 -
费控合规结算统一规范
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员可以根据系统中的数据和规则进行审批，确保费用的合理性和合规性。同时，统一的结算方式也提高了财务工作的效率和准确性。在差旅活动监控方面，能够及时发现和纠正不合规的差旅行为，降低企业的财务风险。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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