在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
2024年，铁路和民航旅客运输领域相继推广使用全面数字化的电子发票，这标志着我国电子凭证改革驶入快车道。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一市场趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考和借鉴。
电子凭证转型大势：全流程无纸化成财务数智化必由之路
电子凭证数字化转型是当前市场的显著趋势。我国电子凭证改革的加速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。接下来，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的最后一公里难题也将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。合思档案凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，精准契合了电子凭证数字化转型的市场需求，为企业提供了电子资料存档最佳实践。
传统档案管理痛点：企业发展的绊脚石
传统会计档案管理存在诸多问题，严重制约了企业的发展。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生。纸质档案受时间和空间的限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求极高，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高的问题，多地直营门店需要打印大量收款回单和财务凭证进行归档。档案存储成本也很高，耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后移交综合档案管理，采用独立档案室管理纸质档案。每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。这些传统档案管理的痛点，让企业在电子资料存档方面急需寻找最佳实践。
合思档案解决方案：打通全流程数据同源破难题
合思档案针对传统档案管理的痛点，提出了全面的解决思路。
它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现从电子凭证开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、统一标准、统一管理，为财务人员提供便捷的利用方式，实现一键联查，有效提升工作效率。
基于广泛连接的生态，合思档案对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。通过自动归档功能，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，为企业提供了电子资料存档最佳实践。
核心功能模块：智能高效服务企业发展
合思档案拥有多个核心功能模块，为企业提供全方位的服务。
智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的自动采集，让数据获取更加高效。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行预处理，确保数据的准确性和完整性。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效管理，为企业的电子资料存档提供坚实保障。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业提供更多的价值，助力企业更好地进行电子资料存档最佳实践。
竞争优势凸显：自动化合规节约成本
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。
自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。
通过对接标准工具包，合思档案实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。
合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，打破了需要同个系统上下联查、切换模块、切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，为企业提供了电子资料存档最佳实践。
成功案例见证：多行业应用效果显著
合思档案在多个不同行业都有成功的应用案例。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了合思档案在电子资料存档方面的最佳实践效果。
服务体系保障：以客户为中心全方位支持
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思通过不断升级产品和服务，如2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，以满足客户不断变化的需求，为企业的电子资料存档最佳实践提供了有力的服务保障。
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要作用。它有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为企业的财务数智化发展贡献更多力量。未来，合思档案有望在更多行业得到广泛应用，成为企业财务数智化管理的重要工具。如果您想体验电子资料存档最佳实践，不妨来免费试用合思档案。
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