在当今数字化浪潮汹涌的时代，众多企业都在积极探寻财务数字化转型的有效路径。今天，我们聚焦于一家世界 500 强旗下的教育服务品牌企业，看看它是如何借助发票电子存储方案解决业务痛点，实现财务管理的飞跃。
自 2017 年建立财务共享中心起，这家企业便踏上了财务数字化转型的征程。到 2021 年 12 月，其子公司成立并迅速扩张至 300 多家共享单位。然而，随着业务的不断拓展，企业面临着新的挑战，尤其是在财务管理效率和档案管理方面，急需一套行之有效的解决方案。而发票电子存储方案，成为了他们破局的关键。
业务迷雾：现存难题待解
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系统割裂数据困局
企业拥有众多相互独立的业务和财务系统，数据如同散落在不同角落的珍珠，无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。每一张发票都需要人工在不同系统中反复核对，效率之低可想而知。发票电子存储方案则有望打破这种数据壁垒，让数据流动起来。 -
实物存档成本之殇
实物档案的存储占据了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。每一份档案都需要精心保管，稍有不慎就可能带来严重的后果。发票电子存储方案能够将这些实物档案转化为电子数据，降低存储成本和风险。 -
录入装订繁琐低效
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。财务人员们在这些繁琐的工作中忙碌奔波，却难以提高工作效率。发票电子存储方案可以自动化处理这些流程，让工作变得更加轻松高效。 -
查阅利用障碍重重
实物凭证与业务分散，导致档案无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，档案资产的利用率极低。当企业需要查找某一份档案时，往往需要花费大量的时间和人力，这严重影响了企业的决策效率。发票电子存储方案可以实现档案的多维度穿透查询，提高档案的利用价值。
破局良方：合思发票电子存储方案登场
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全周期覆盖无缝连接
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，也就是发票电子存储方案。这个方案能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，确保企业的档案应收尽收。无论是电子档案、自研 OA 还是其他系统的数据，都能被纳入到这个方案中进行统一管理。 -
多元数据来源整合
方案涵盖了丰富的档案数据来源，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口数量多达 40 种以上，接口传输方式也多种多样，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。通过这些方式，企业的各种档案数据能够快速、准确地整合到一起。 -
自动化归档智能管理
发票电子存储方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。这些功能能够实现档案管理的自动化和智能化，大大提高了管理效率。
落地实施：方案逐步推进
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系统连接数据采集
在实施过程中，首先要对企业现有的各种系统进行连接和数据整合。通过技术手段，将不同系统中的档案数据进行采集和汇总，确保数据能够顺利进入发票电子存储方案的管理体系。 -
接口处理数据统一
利用自动封装接口，对不同来源的档案数据进行统一处理。这些接口就像一个个智能转换器，能够将各种格式的数据转化为统一的标准格式，方便后续的管理和使用。 -
智能组单分类整理
通过智能组单功能，对档案进行分类和整理。系统能够根据档案的内容和属性，自动将其归类到相应的类别中，让档案管理更加有序。 -
四性检测安全保障
进行四性检测，保证档案的真实性、完整性、可用性和安全性。这是发票电子存储方案的重要环节，只有确保档案的质量，才能为企业的财务管理提供可靠的支持。
成效显著：转型带来的蜕变
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线上管理流程简化
实施发票电子存储方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员们再也不用为繁琐的纸质档案管理而烦恼，工作变得更加轻松愉快。 -
多维度查询借阅便捷
档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。企业员工可以随时随地通过系统查询和借阅所需的档案，无需再像以前那样在大量的纸质档案中苦苦寻找。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的满意度。 -
数据自动化效能提升
通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这表明发票电子存储方案能够有效地提高企业的财务管理水平，为企业的发展提供有力支持。 -
成本节约风险降低
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。同时，减少了档案损坏和丢失的风险，降低了企业的合规风险。企业可以将更多的资源投入到核心业务的发展中，提高企业的竞争力。
客户心声：认可与期待
企业财务相关负责人对发票电子存储方案给予了高度评价。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。合思的方案有效解决了企业会计档案管理的难题，提升了财务管理效率。方案帮助企业降低了成本，减少了合规风险。以电子会计档案为核心的管理结构，让企业的财务管理更加科学和便捷。
行动召唤：开启转型之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，除了发票电子存储方案，还具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等。合思提供定制化服务，能够根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。众多客户的信赖和好评证明了合思的实力。
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