合思档案：解锁企业文档管理优势的密钥

在企业数字化转型的浪潮中，档案管理如同隐匿在幕后的关键角色，虽不常被提及，却深刻影响着企业的运营效率与合规发展。随着企业数字化进程的推进，OA、资金、合同、CRM、费控等系统的建设解决了线上业务处理的难题。然而，在归档与储存环节，纸质文件的存储问题以及数据存储的线下载体依然困扰着企业。确保档案的原生性，成为企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键所在。

2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临新的挑战。数电票管理的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同层级人员都面临着档案管理的困境。企业高管承受着纸质档案管理成本高昂、占地空间大且档案数据难以汇总分析利用的压力；财务人员则被海量档案数据的整理工作折磨，手动匹配、核对确认的过程枯燥且繁琐；业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本、存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档工作量、查询调阅低效，以及高合规风险如电子会计凭证管理不善等问题，也让企业苦不堪言。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业带来了全新的文档管理优势解决方案。

合思档案全景概览

北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的新星，在企业档案管理领域绽放光芒。

合思档案为企业提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它致力于解决企业在档案管理方面的内外交困之局，以先进的技术和专业的服务，为企业打造高效、合规的档案管理体系。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理提供了强大的支持。

合思档案的业务流转覆盖了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等各个环节，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，让企业的档案管理更加规范、高效。

核心功能探秘

• 智能采集：多渠道数据的收纳大师
  合思档案的智能采集功能堪称一绝。外部生态通过规则引擎、业务映射、版式文件等方式进行采集，内部则通过EAI插件、API接口、采集平台等途径实现数据采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，还提供手动采集和自主补录的功能。无论是单张PDF大文件，还是多张回单、发票，都能实现自动切割；通过自定义配置Excel导入模板，还能实现结构化数据的批量导入，为企业的数据采集提供了极大的便利。

• 智能制档：数据关联的魔法工匠
  智能制档功能利用规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，通过字段映射让查询更加便捷。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的真实、完整、安全、可用，如同一位魔法工匠，将零散的数据变成有序的宝藏。

• 档案管理：权限与规范的守护者
  在档案管理方面，合思档案有着严格的权限管理机制。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活扩展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，如同一位严谨的守护者，守护着企业档案的安全与规范。

• 档案应用：多维检索的探索者
  档案应用功能为企业提供了强大的检索和应用能力。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控，让企业能够像探索宝藏一样轻松地利用档案数据。

对比传统：优势尽显

与传统档案管理方式相比，合思档案的文档管理优势十分显著。

在成本方面，合思档案可节约纸张成本70%、节约整理成本75%。它降低了纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，减少了高显性成本；同时减少了手工装册归档重复性工作量，提高了查询调阅效率，降低了高隐形成本，让企业在档案管理上实现了真正的降本增效。

在效率方面，合思档案的检索效率提升90%。通过关键词检索可快速定位相关档案，还能实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，提高了档案管理的整体效率，让企业能够更加高效地处理档案事务。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，实现归档即合规。它具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，解决了电子会计凭证文件无有效管理手段等合规风险问题，让企业在合规的道路上更加稳健。

在数据利用方面，合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，而传统档案管理存在档案数据没有汇总整理，难以分析利用的问题，合思档案则为企业打开了数据利用的新大门。

应用案例见证

• 某企业：业财一体的成功典范
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，凭证总量14W +、单据总量50W +，数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

• 某集团型企业：合规存储的标杆
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。它取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策的成效，如整理匹配效率提升80%、存储空间成本减少300册/年、纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：数据集成的先锋
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 某教育集团：智能化管理的先驱
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来

合思档案凭借其卓越的文档管理优势，能够帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。它助力企业实现业财融合和数字化转型，在企业数字化建设的道路上扮演着至关重要的角色。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在未来持续发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求。未来，合思档案有望在电子会计档案管理领域取得更大的发展，为企业的数字化发展贡献更多力量。如果您想亲身感受合思档案的文档管理优势，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。