在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。
市场形势：电子文件归档大势所趋
我国电子凭证改革不断推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。当下，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”问题成为关键，这也将进一步加快电子凭证数字化转型的步伐。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，能实现数字化和绿色化协同发展。会计凭证只有实现从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化目标。
如今，越来越多的企业意识到电子会计档案管理的重要性，对高效、合规的电子会计档案解决方案的需求与日俱增。随着国家相关政策的推动，企业对电子会计档案管理的合规性要求也在不断提高。电子文件归档已成为企业提升财务管理水平的关键需求。
痛点分析：传统档案管理困境重重
传统会计档案管理模式下，企业面临诸多问题和挑战。
以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理方面存在归档难题。财务归档时，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。同时，纸质档案受时间和空间限制，查找起来耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不符合管理要求。电子文件归档在传统模式下困难重重。
COMMUNE幻师同样面临诸多问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，成本居高不下。门店报销周期长达2个月，效率极低。而且，对于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规难度大。电子文件归档缺乏有效的解决方案。
云南菜品牌连锁经营也深受传统档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且存在丢失、损毁等风险。海量纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。电子文件归档在这样的情况下效率低下。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理的各个环节也存在问题。整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。存储环节，采用独立档案室管理，存放纸质档案。管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。电子文件归档缺乏系统性和高效性。
解决方案整体策略概述：合思档案打通全流程
合思档案为解决上述痛点提供了全面的解决方案。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案采用开放式接口互联，实现档案的自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。它还能智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在管理方面，具备精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。同时，提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，为电子文件归档提供了高效、合规的解决方案。
核心模块：四大模块助力电子文件归档
合思档案拥有四大核心功能模块，为电子文件归档提供了坚实的技术支撑。
智能采集模块，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的智能采集，确保电子文件能够准确、及时地被收集。
预归档服务模块，集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行预归档处理，为后续的正式归档做好准备。
基础管理模块，包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，实现档案的全生命周期管理，保障电子文件在各个阶段的安全和有效利用。
档案服务模块，提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，满足企业不同的档案使用需求，进一步提升电子文件归档的价值。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思档案相对于其他解决方案具有显著的优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术研发和资金支持能力。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，这充分体现了合思在行业内具有丰富的应用经验和良好的市场口碑。
合思档案具有全流程合规化、自动化、数字化的特点，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，在电子文件归档方面展现出强大的竞争力。
成功案例：真实成果见证合思档案实力
合思档案在不同行业都取得了显著的成功应用案例。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。电子文件归档变得高效且成本降低。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。电子文件归档带来了显著的效益提升。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。电子文件归档助力企业实现了全面升级。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。电子文件归档让档案管理变得更加高效合规。
服务体系：全方位保障客户需求
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供完善的服务体系和保障。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供本地化的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，形成广泛的服务网络，确保客户能够及时获得服务。
合思提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，满足客户不同的需求。同时，合思持续进行技术创新和产品升级，不断优化服务质量，为客户提供更优质的产品和服务。在电子文件归档方面，为客户提供了坚实的服务保障。
结尾：合思档案前景无限
合思档案能够帮助企业解决传统会计档案管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，电子文件归档的需求将越来越大，合思档案将在更多行业得到广泛应用，为企业的财务数智化转型提供有力支持。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，助力企业实现更高质量的发展。《电子会计档案实践案例集》的发布，也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
