数电票时代，合思档案助力企业纸质文档转化与数字化转型

在数电票快速扩张的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据政策规划，2025年要完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票接收也变得合法合规。这一变化不仅意味着收票和开票在政策和覆盖范围上有了新的调整，更让企业的财务档案管理信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，传统纸质档案管理的弊端愈发凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难分析利用的问题；财务人员要面对档案数据量大、整理繁琐枯燥的困扰；业务人员则遭遇报销纸质票据流程繁琐的难题。而且，传统纸质档案管理还存在着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档工作量大、数据利用低效；高合规风险，如电子会计凭证管理手段缺失、纸质档案易损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时还需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案的出现显得尤为必要，它能帮助企业将纸质文档转化为更高效、更合规的电子档案管理模式。

定制化方案，满足多元需求

合思档案针对企业在纸质文档转化及档案管理方面的痛点，提出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。对于归档员/财务来说，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。使档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在纸质文档转化过程中，合思档案为不同角色都带来了显著的收益。

多元功能与采集，开启智能管理

合思档案功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等，还具备大数据解决方案和档案扩展解决方案。在纸质文档转化为电子档案的过程中，这些功能模块能全方位满足企业的需求。

在多源采集方面，合思档案提供了灵活的方式。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。手动采集可自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。同时，它支持的采集格式有PNG、OFD、JPG、PDF、XML等，为企业的纸质文档转化提供了便利。

核心亮点，铸就卓越优势

智能制档是合思档案的一大核心亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。在纸质文档转化后，能快速实现档案的智能化管理。

字段映射让查阅更便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，在纸质文档转化后能更好地满足企业的个性化需求。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

价值凸显，推动企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。在降本增效方面，它能让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，在纸质文档转化过程中直接降低了企业的运营成本。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。同时，实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业效益最大化。

典型场景，彰显强大功能

多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在纸质文档转化为电子档案后，企业可以根据自身需求快速查找所需档案。

一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务也十分便捷，借阅人可在线查看，支持下载；管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

成功案例，见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，带来业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。这些成功案例充分证明了合思档案在纸质文档转化及档案管理方面的卓越能力。

市场定位，差异化优势显著

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务。

它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。在纸质文档转化过程中，体现出了高效、智能的特点。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理符合国家政策规定，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。还获得多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思档案在多个企业的成功应用证明了其有效性和可靠性，未来将为更多企业提供优质的档案管理解决方案。如果您的企业也想开启高效的档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码联系合思，还可以免费试用合思档案，体验其带来的便捷与价值。