电子资料存档最佳实践：合思档案引领企业档案管理新变革

在当今的企业管理中，档案管理常常成为让企业各方头疼的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的困境，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这就像在黑暗中摸索，无法看清企业的真实运营状况。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥乏味的工作消磨着他们的热情。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交繁琐又耗时，让他们苦不堪言。此外，高显性成本也在不断吞噬着企业的资源，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这无疑给企业的运营带来了沉重的负担。

面对这些行业内普遍存在的档案管理痛点和挑战，北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案应运而生，为企业提供了电子资料存档最佳实践。

合思档案：财务数智化的全能助手

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，隶属于北京合思信息技术有限公司。该公司创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，实力雄厚。

合思档案提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。同时，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业的档案管理带来了极大的便利，是电子资料存档最佳实践的典范。

使命愿景：助力企业数字化转型

合思档案的使命与愿景是帮助企业解决档案管理问题，推动企业数字化转型，实现降本增效等目标。它致力于携手企业碰撞出协作的价值，不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。

它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。为企业解决内外交困的档案管理问题，比如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等，助力企业实现业财融合。秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，完成电子资料存档最佳实践。它还能实现企业全面数字化的“最后一公里”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

功能模块：全方位满足档案管理需求

合思档案拥有丰富多样的功能模块，为企业的档案管理提供了全方位的支持，是电子资料存档最佳实践的有力保障。

其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集（外部生态和内部多种方式）、预归档服务（自动归档等多种功能）、基础管理（档号管理等多项管理）、档案服务（身份调查等多种服务）、统计分析（进销项统计等）、应用层（辅助审计等多种应用）。

多源采集支持接口互联自主采集（提供自动生成式Open API等）和手动采集自主补录（多种便捷手动数据补录方式），支持多种格式和众多合作伙伴。智能制档通过规则引擎自动组装（不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装）和字段映射查阅便捷（完成多档案类型的业务字段映射），实现“四性检测 + 业务检测”。

功能亮点：创新驱动档案管理升级

合思档案具有诸多功能亮点与创新之处，展现出独特的优势，是电子资料存档最佳实践的创新体现。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在当今数据爆炸的时代，能够快速处理和利用海量数据，对于企业的决策和发展至关重要。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。财务合规是企业运营的重要基础，该方案为企业的财务安全保驾护航。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在企业的日常运营中，快速获取准确的档案信息能够提高工作效率，减少决策时间。

数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，助力会计数据标准深入企业推广。数电票的普及是未来的趋势，合思档案的解决方案能够帮助企业更好地适应这一变化。

优势凸显：超越同类产品的选择

相较于其他同类产品，合思档案具有显著的优势，是电子资料存档最佳实践的优选方案。

它能够显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本。在当前经济环境下，企业对于成本的控制越来越重视，合思档案的这一优势能够为企业节省大量的开支。

具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。企业的信息系统往往较为复杂，合思档案能够与各种系统进行连接，实现数据的整合和共享。

100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。

符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的相关检测要求和政策规定。在合规性越来越受到重视的今天，合思档案能够帮助企业避免合规风险。

目标用户与场景：广泛适用精准服务

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，助力企业决策数智化；归档员/财务能提高工作效率，轻松完成档案管理；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源。

其应用场景涵盖企业日常的档案管理、审计工作、财务入账、报销业务等。如在报销业务中，可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案管理；在审计工作中，审计人员可通过电子会计档案系统批量导出电子发票结构化数据进行审计分析。

适用于事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等不同类型的企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。能够满足企业在不同阶段的电子会计档案管理需求，如在纸电混合时代，解决企业档案管理中的各种问题；在数电票时代，应对数电票管理要求的特殊性，是电子资料存档最佳实践的广泛应用。

成功案例：实力见证产品价值

众多企业的成功案例和客户评价，充分证明了合思档案的可靠性和价值，是电子资料存档最佳实践的真实写照。

海亮教育表示在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案能够帮助企业在扩大业务规模的同时，提高工作效率，降低人力成本。

徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，其多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。对于大型企业来说，高效的档案管理能够提高整体运营效率，合思档案做到了这一点。

中交水规院认为单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

综上所述，合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业的理想之选。它具有广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等优势，能满足企业不同场景下的档案管理需求，是电子资料存档最佳实践的代表。

如果您的企业也想开启高效、合规的档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站，免费试用合思档案带来的优质服务，体验电子资料存档最佳实践的魅力。