电子资料存档最佳实践：合思档案引领企业档案管理新变革

在企业的日常运营中，传统档案管理如同沉重的枷锁，让企业举步维艰。企业高管们为高昂的纸质档案管理成本和巨大的储存占地而忧心忡忡，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，就像一座沉睡的宝藏，无法为企业的决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据折磨得疲惫不堪，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，消磨着他们的工作热情。业务人员也在繁琐的报销流程中苦苦挣扎，出差、招待后的纸质票据留存与上交，耗费了大量的时间和精力。

传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；还伴随着高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；更面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些痛点与挑战，如同阴影一般笼罩着企业，阻碍着企业的发展。

而合思档案的出现，宛如一道曙光，为企业的档案管理带来了新的希望。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。它就像一位智慧的管家，致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态，合思档案提供聚合商旅、费控报销等全方位财务数智化服务，满足企业多样化的需求。

该平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让档案管理变得更加高效、便捷。

使命愿景：助力企业数字化转型腾飞

合思档案始终坚持以客户为中心，就像一位忠诚的伙伴，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。它推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业在数字化的浪潮中乘风破浪。

秉持“客户至上”的原则，合思档案聆听用户需求以进行产品迭代，就像一位细心的工匠，不断打磨产品，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型，合思档案要做管理与服务的融合，携手企业碰撞出协作的价值。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案助力企业实现这一目标。

全流程模块功能：档案管理的智慧引擎

• 多源采集：数据获取的智慧通道
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，就像一条条高速通道，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的情况，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

• 智能制档：数据整合的魔法工坊
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，就像一位神奇的魔法师，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让数据的利用更加高效。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，就像一位严谨的守护者，保障数据的安全。它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，让档案管理更加精细、规范。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，就像一位敏锐的侦探，能够快速找到所需数据。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，借阅服务在线化且过程透明化，让数据的价值得到充分挖掘。

功能亮点创新：科技赋能档案管理

• 单套制解决方案：高效便捷的管理模式
  合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，让档案管理进入一个全新的时代。

• 大数据处理能力：海量数据的高效驾驭
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，就像一位强大的指挥官，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

• 档案扩展解决方案：灵活拓展的管理边界
  档案扩展解决方案可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让企业的档案管理更加灵活、全面。

• 数电票解决方案：全流程闭环的管理保障
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业的财务管理提供有力保障。

优势凸显：传统管理的革新者

• 降本增效：企业的省钱利器
  合思档案能节约 70%纸张成本、75%整理成本，提升 90%检索效率，让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它就像一位精明的管家，帮助企业节省成本，提高效率。

• 合规性保障：政策合规的守护者
  符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。合思档案就像一位忠诚的卫士，保障企业的合规经营。

• 数据价值挖掘：数据活力的激发者
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。合思档案就像一位神奇的魔法师，让数据焕发出无限的活力。

• 灵活迭代能力：应对变化的急先锋
  满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。合思档案就像一位机智的谋士，帮助企业在变化的市场环境中应对自如。

目标用户与应用场景：广泛覆盖精准服务

目标用户包括 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于 CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，就像一位得力的参谋，为企业的发展出谋划策。对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，就像一位贴心的助手，减轻工作负担。对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，就像一座便捷的桥梁，让审计工作更加高效。

应用场景涵盖企业日常档案管理的各个环节，如档案采集、整理、存储、借阅、鉴定、销毁等，以及企业在数电票管理、业财融合、合规审计等方面的需求。合思档案就像一位全能的战士，为企业的档案管理保驾护航。

成功案例：实力见证的最佳证明

海亮教育表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。”

徐福记称：“我司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”

中交水规院提到：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”

金牌橱柜表示：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”

这些成功案例充分证明了合思档案的有效性和可靠性，是企业档案管理的不二之选。

电子资料存档最佳实践，合思档案无疑是企业的最佳选择。它能够解决企业在档案管理方面的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是从政策推动、合规要求，还是从企业自身发展的角度来看，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现这一目标的可靠伙伴。

如果您想开启档案管理数字化转型之旅，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，或扫描微信公众号和小程序二维码联系合思，还能免费试用合思档案，体验电子资料存档最佳实践带来的全新变革！