在当今财务数智化的浪潮中，电子会计档案正扮演着愈发重要的角色。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。今天，我们就来深入了解一下合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，它在合规发票管理方面有着卓越的表现。
电子凭证转型浪潮：企业电子会计档案管理新挑战
当下，我国电子凭证改革的步伐不断加快，电子凭证开具端的数字化适配已基本完成，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。在这样的大趋势下，电子凭证全流程无纸化成为了企业优化管理流程的必然选择。它能够降低单位运行成本及资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。然而，这也给企业的电子会计档案管理带来了新的挑战。企业需要适应新的管理模式，确保电子会计档案的合规性和安全性，这其中合规发票管理就是一个关键环节。
传统档案管理痛点：合规发票管理难上加难
传统的会计档案管理模式存在诸多痛点，这些痛点在合规发票管理方面表现得尤为明显。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，该公司需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足管理要求，这对于合规发票管理来说是一个巨大的障碍。
高新兴科技集团也面临着类似的问题。其报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，这占用了库房人员大量的管理成本。借阅流程及实物借出繁琐，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，这使得合规发票管理难以有效开展。
合思档案策略：打通全流程合规发票管理脉络
针对企业在电子会计档案管理方面的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。它拥有开放式接口互联自主采集档案的功能，能够自动采集各类发票等档案信息，确保合规发票管理的源头准确性。智能关联自动组装制档功能，可将相关的发票、单据等进行智能关联和组装，提高归档效率。精准权限管控管理档案，保证了发票等档案信息的安全和合规使用。多维检索一站式预览利用档案功能，让企业能够快速准确地查找和使用合规发票等档案，提升管理效率。
核心模块揭秘：合规发票管理功能强大
在功能蓝图方面，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，涵盖了电子会计档案全生命周期管理。
智能采集模块是合规发票管理的重要基础。它通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够准确、高效地采集各类发票信息，确保发票信息的完整性和准确性。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等。它可以对采集到的发票等档案信息进行预处理，按照规则进行分类和整理，为后续的归档和管理做好准备，有效保障了合规发票管理的规范性。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。它能够安全地存储合规发票等档案信息，提供快速的检索服务，方便企业随时查阅和使用。同时，严格的借阅和销毁流程，确保了发票信息的安全和合规。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。这些功能有助于企业对合规发票管理进行深入分析和评估，发现潜在的问题，提高管理水平。
从业务层来看，它涉及内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层有辅助审计、证据方案库等，全面覆盖了合规发票管理的各个环节。
竞争优势凸显：合规发票管理实力保障
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具有较强的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够持续投入资源进行技术创新和产品升级，为合规发票管理提供更先进的技术支持。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更优质的服务，确保企业在合规发票管理过程中遇到的问题能够得到及时解决。
成功案例展示：合规发票管理效果显著
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在合规发票管理等方面取得了显著成效。减少了 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这表明合思档案能够有效提高企业的工作效率，降低管理成本，保障合规发票管理的顺利进行。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。在合规发票管理方面，也实现了更加高效、准确的管理，为企业的发展提供了有力支持。
服务体系支撑：合规发票管理全面保障
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更先进的电子会计档案解决方案，这对于合规发票管理来说至关重要。先进的技术能够确保发票信息的准确采集、安全存储和高效管理。
在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这样的服务网络可以及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务支持。无论是发票信息采集过程中的问题，还是档案管理过程中的合规性问题，都能得到及时的解决。
合思档案在电子会计档案管理领域发挥着重要作用，它助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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