数电票时代，合思档案助力企业财务报表存档高效升级

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在此背景下，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求，而财务报表存档作为其中的关键环节，其重要性不言而喻。

然而，在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对财务报表存档的系统性和可分析性造成了阻碍。财务人员则面临着档案数据量大的问题，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，这无疑增加了财务报表存档的难度和出错率。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，影响了财务报表数据的及时收集和存档。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，这对于财务报表存档的合规性和准确性至关重要。同时，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都使得企业的财务报表存档面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。

合思档案：整体解决方案领航财务报表存档

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为财务报表存档提供了全面的支持。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，确保财务报表存档的数据完整性。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为财务报表存档提供了可靠的数据基础。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，这使得财务报表存档能够根据企业的实际情况进行灵活调整。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为财务报表存档的合规性提供了有力保障。

核心功能优势：赋能财务报表存档精准高效

• 多源采集：汇聚多元数据支撑存档
  多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，为财务报表存档提供了丰富的数据来源。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保财务报表存档的数据全面性。

• 智能制档：自动匹配组装优化存档
  智能制档功能可实现电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测+业务检测”。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高了财务报表存档的效率和质量。

• 档案管理：多场景适配保障存档有序
  档案管理功能可多场景适配，满足档案不同阶段管理要求，为财务报表存档提供了有序的管理环境。权限管理支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保财务报表存档的规范性和安全性。

• 档案应用：全场景数字化提升存档利用价值
  档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，提升了财务报表存档的利用价值。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，为财务报表存档的查询和使用提供了便利。

应用场景案例：见证合思档案助力财务报表存档成效

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，财务报表存档工作困难重重。合思档案提供了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，极大地提升了财务报表存档的效率和准确性。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题，影响了财务报表存档的规范性和及时性。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效改善了财务报表存档的状况。

• 案例三：教育集团的管理结构优化
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题，给财务报表存档带来了诸多不便。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了财务报表存档的质量和利用价值。

• 案例四：低效管理企业的成本效益提升
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节手工操作多，保管环节临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主、人工翻查等，以及档案管理痛点，如档案数据散落各系统、未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范等，严重影响了财务报表存档的效果。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案等。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为财务报表存档带来了显著的改善。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。财务报表存档作为企业财务档案管理的重要组成部分，对于企业的合规经营和可持续发展至关重要。合思档案为企业提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案秉持以客户为中心的服务理念，已服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人，众多客户如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，见证了其卓越的产品价值和服务质量。

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