电子归档政策下，合思档案助力企业财务档案管理升级

在当今数字化浪潮中，电子归档政策正以前所未有的速度重塑着企业财务档案管理的格局。2025年即将完成的数电票全覆盖，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。在收票方面，政策不断肯定电子发票和电子凭证的法律效力，要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员要处理大量档案数据，整理耗费时间，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐、耗费时间。同时，企业在财务档案管理上还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

合思档案：多元角色的贴心助手

合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营。
归档员/财务使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
而对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案功能概览：全方位的档案管理利器

合思档案拥有强大而全面的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能上，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据；已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理；支持自定义档案目录分类，维护、新增档案字段，拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
档案应用上，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口；实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅过程透明化，一键到期催还。

合思档案核心亮点：引领档案管理新潮流

合思档案具有多个核心亮点，为企业提供了独特的价值。
大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式提取数据，具备元数据级检索能力，海量数据支撑安全存储机制，提供多种档案数据下载方式。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链；创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
实物备查解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持流程可逆搭配、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

合思档案价值凸显：降本增效与数字化转型双驱动

合思档案给企业带来了显著的价值。它能显著降本增效，节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供有力支持。同时，实现资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

合思档案典型场景：覆盖企业核心业务流程

合思档案在多个典型场景中发挥着重要作用。
在报销业务场景中，通过档案关联规则梳理，将发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节涉及的发票、报销单、回单、凭证等归档数据进行关联匹配，利用规则引擎进行档案证据链组装，检测证据链完整性，确保涉及资金类业务包含回单、凭证与回单关联金额相符、涉及报销业务包含发票、凭证与发票关联金额相符、涉及采购业务的发票关联合同等。
档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员可根据自身需求进行多维查询、授权检索、凭证抽凭查询、统计报表等操作。
数电票管理场景中，合思档案提供数电票全流程自动化解决方案，从获取环节的多渠道获取数电票，到业务环节的上传、解析、验真、验签、状态回写等，再到入账环节的财务入账和档案归档，以及归档环节的回写业务信息、发票查询辅助复核等，实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。
实物档案管理场景中，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程，支持集团共享批量作业，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案成功案例：实力见证卓越成效

众多企业已经通过合思档案解决了财务档案管理难题，取得了显著成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，数据指标表现良好，如数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低。
某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案管理痛点突出等问题。合思档案提供数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，同时在成本效益方面有大幅改善，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配和查询耗时大幅减少。
中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，包括采集困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：细分领域的领先者

合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能，为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。此外，合思档案获得多项资质认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，体现了其在技术和管理上的专业性和可靠性。

在电子归档政策的推动下，合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着政策推动、合规要求以及企业降本增效的需求，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在未来持续为企业提供更优质的服务，推动企业数字化转型迈向新高度。

合思在全国多地设有服务网络，拥有广泛的合作伙伴，服务众多付费企业和未来财务人，具备强大的实力和丰富的经验，能够为企业提供可靠的保障。如果您的企业也想开启高效的档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序与合思取得联系，还可免费试用合思档案，感受其带来的卓越体验。